Formation certifiante - Assistante de direction
Acquérir les outils clés pour réussir ses missions
Le métier d'assistante de direction est complexe. Dans les entreprises actuelles, il est la pierre angulaire de tout un service et ses tâches sont nombreuses. Les compétences à développer sont multiples : sens de l'organisation, facilité à communiquer, esprit d'analyse, de synthèse et d'équipe... Se former sur ces compétences permet une meilleure prise en main du poste et une performance accrue.
Prendre conscience de la dimension relationnelle de son poste
Optimiser sa collaboration avec l'équipe et la direction
Développer des compétences clés en gestion du temps et de ses priorités
Assistantes de direction désirant accroître leur efficacité professionnelle
Avoir des bases de secrétariat de direction ou avoir suivi " Assistante de direction " (code 54043)
Dossier soumis à étude de candidature.
Objectifs
- Connaître les tenants et aboutissants de son poste
- Former un binôme performant avec son directeur
- Gagner en estime et confiance en soi
Identifier ses compétences et attributions propres
- Clarifier la finalité de son poste
- Identifier ses missions et son périmètre de responsabilités
- Repérer sa marge de manœuvre
Exercice d'application : élaboration de sa fiche de poste
Travailler en binôme avec son directeur
- Poser les bases d'une collaboration réussie
- Comprendre les modes de fonctionnement de son directeur
- Identifier les attentes réciproques
- Être une valeur ajoutée dans les missions de son directeur
- Prendre sa place de collaboratrice à part entière
Mise en situation : identification du mode de management de son directeur
S'affirmer dans son rôle et gagner en confiance en soi
Se positionner comme assistante de direction
- Se valoriser et gagner en présence
- Se situer dans la culture d’entreprise
- Véhiculer une image positive
Affirmer sa personnalité
- Consolider l’estime de soi et se faire confiance
- Travailler sur sa force de conviction
- Rester acteur face aux changements
- Oser dire non
- Développer son assertivité
Exercice d'application : formulation d'une demande argumentée
Exercice d'intersession : pour valider les acquis et préparer la session suivante
Objectifs
- Faire les bons choix organisationnels pour gagner en efficacité
- Améliorer ses techniques de classement
- Gagner en efficacité en définissant ses objectifs et priorités
Autodiagnostic : son organisation actuelle
Améliorer sa gestion du temps
- Estimer la durée d'une tâche
- Faire face aux interruptions
- Utiliser des outils informatiques pour gagner du temps
- Identifier ses voleurs de temps
Exercice d'application : planification de sa journée
Définir ses priorités pour gagner en efficacité
- Fixer et clarifier ses objectifs : une première étape indispensable
- Hiérarchiser ses tâches et identifier celles à forte valeur ajoutée
- Faire face aux urgences et priorités contradictoires
- Planifier et organiser ses activités
Mise en situation : identification des tâches urgentes et importantes, importantes mais non urgentes
Optimiser le classement pour un meilleur accès à l'information
Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participantes en matière de classement
- Classer vite et bien : outils et méthodes
- Partager l'information efficacement
- Favoriser l'accès à l'information
Acquérir des méthodes efficaces de gestion du temps
- Anticiper pour avoir une vision claire et d'ensemble des échéances majeures
- Repérer les gisements de temps exploitables
- Identifier les outils de planification à mettre en place
- Mener plusieurs tâches de front et respecter les délais
Exercice d'application : identification des activités sur lesquelles économiser du temps
Exercice d'intersession : pour valider les acquis et préparer la session suivante
Pour aider à formaliser son mémoire et préparer sa soutenance
Objectifs
- Renforcer l'impact de ses écrits professionnels
- Comprendre les mécanismes de la communication orale
- Améliorer ses rapports avec ses différents collaborateur
Améliorer sa communication écrite
Identifier les attentes de ses interlocuteurs
- Connaître les objectifs des communications demandées
- S'adapter à son/ses interlocuteurs
- Simplifier au maximum ses communications pour faciliter la prise de décision
Faire de ses communications écrites des outils fiables pour son directeur
- Connaître les clés d'une bonne synthèse
- Organiser son plan efficacement
- Rédiger un compte-rendu pertinent
- Acquérir une méthode pour gagner du temps dans sa rédaction
Exercice d'application : synthèse à partir de documents tirés de situations professionnelles
Gagner en assurance à l'oral
- Préparer sa prise de parole : définition des objectifs, conception d'un plan
- Maîtriser sa gestuelle et sa voix
- Trouver la posture permettant une prise de parole confortable
- Gérer son trac
- Gérer son temps de parole
- Rester concentré sur l'essentiel
Mise en situation : prise de parole sur un sujet choisi par les participants
Renforcer et développer sa communication interpersonnelle
- Connaître les bases de la communication non verbale
- Faire preuve d'empathie
- Utiliser le bon mot pour la bonne idée
- Développer la confiance
- Favoriser l'esprit d'équipe
Mise en situation : décryptage de comportements dans certaines situations professionnelles
Exercice d'intersession : pour valider les acquis et préparer la session suivante
Objectifs
- Identifier son type de personnalité et son mode de fonctionnement
- Faire de son stress et de ses émotions des éléments moteurs
- Établir des relations constructives en situation difficil
Mieux se connaître pour gagner en efficacité dans ses relations
- Prendre conscience de ses sentiments personnels, ses craintes par rapport à sa fonction, ses responsabilités
- Définir ce qu'on entend par "émotions"
- Identifier quelques types de relations en entreprise
- Exprimer son ressenti
Exercice d'application : formulation de remarques constructives
Gérer ses émotions et son stress
- Mettre ses émotions à leur juste place
- Comprendre ce qu'est le stress et comment il se déclenche
- Identifier les différents niveaux du stress
- Reconnaître ses déclencheurs de stress
Mise en situation : gestion du stress à travers des exercices de relaxation
Maintenir la relation en situation difficile
- Favoriser les échanges pour ne pas rompre la relation
- S’autoriser à dire non
- Faire face à l’agressivité
- Émettre une critique dans une logique de progression
- Obtenir un résultat sans autoritarisme
- Adopter une posture constructive
Exercice d'application : méthodes pour dire non avec diplomatie et détermination
Classe virtuelle retours d'expériences : pour échanger avec l'animateur et vos pairs sur la mise en pratique des nouvelles compétences acquises
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Cette formation, en plusieurs modules, alterne théorie et pratique et met l’accent sur les échanges et le mode collaboratif. Les exercices en salle et d’intersessions permettent d'évaluer la prise en main des outils, concepts et méthodologies vus en formation.
Parallèlement, chaque participant travaille sur un sujet personnel, choisi en lien avec l'équipe pédagogique. L'ensemble du parcours permet d’appréhender et de valider les différentes connaissances et compétences nécessaires à la réalisation de ce sujet/projet. Grâce à leur expertise, les intervenants conseillent et accompagnent les apprenants jusqu’à la présentation de leur travail.
En fin de formation, un retour d'expériences à distance est organisé, via un dispositif de classe virtuelle, pour un feedback à froid et des échanges sur les pratiques depuis la fin du présentiel.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.
