Assistanat de direction

Formations certifiantes & VAE
Initiation
8 jours - 56 heures
Paris
Acquérir les outils clés pour réussir ses missions

Le métier d'assistant-e de direction est complexe. Dans les entreprises actuelles, il est la pierre angulaire de tout un service et ses tâches sont nombreuses. Les compétences à développer sont multiples : sens de l'organisation, facilité à communiquer, esprit d'analyse, de synthèse et d'équipe... Se former sur ces compétences permet une meilleure prise en main du poste et une performance accrue.

Option(s) disponible(s)
  • Option certification EFE : 590 € HT
  • Option certification VAE Expert : 2 800 € HT

Si vous souhaitez passer une certification, merci de l'indiquer sur votre bulletin d'inscription

Objectifs

  • Prendre conscience de la dimension relationnelle de son poste.
  • Optimiser sa collaboration avec l'équipe et la direction.
  • Développer des compétences clés en gestion du temps et de ses priorités.

Pour qui ?

  • Toute personne évoluant vers une fonction d'assistant-e de direction
  • Assistant-e-s de direction désirant accroître leur efficacité professionnelle

Prérequis

Avoir des bases de secrétariat de direction ou avoir suivi " Assistant(e) de direction " (code 54043).

Homologations

Programme

Le métier d'assistant-e de direction

Objectifs

• Connaître les tenants et aboutissants de son post.

• Former un binôme performant avec son directeur.

• Gagner en estime et confiance en soi.

Identifier ses compétences et attributions propres

• Clarifier la finalité de son poste
• Identifier ses missions et son périmètre de responsabilités
• Repérer sa marge de manœuvre
Exercice d'application : élaboration de sa fiche de poste  

Travailler en binôme avec son directeur

• Poser les bases d'une collaboration réussie
• Comprendre les modes de fonctionnement de son directeur
• Identifier les attentes réciproques
• Être une valeur ajoutée dans les missions de son/sa directeur
• Prendre sa place de collaborateur-trice à part entière
Mise en situation : identification du mode de management de son directeur 

S'affirmer dans son rôle et gagner en confiance en soi

Se positionner comme assistant-e de direction
• Se valoriser et gagner en présence
• Se situer dans la culture d’entreprise
• Véhiculer une image positive
Affirmer sa personnalité
• Consolider l’estime de soi et se faire confiance
• Travailler sur sa force de conviction
• Rester acteur face aux changements
• Oser dire non
• Développer son assertivité
Exercice d'application : formulation d'une demande argumentée
  

Développer ses qualités émotionnelles et relationnelles en toute situation

Objectifs

• Identifier son type de personnalité et son mode de fonctionnement.

• Faire de son stress et de ses émotions des éléments moteurs.

• Établir des relations constructives en situation difficile.

Mieux se connaître pour gagner en efficacité dans ses relations

• Prendre conscience de ses sentiments personnels, ses craintes par rapport à sa fonction, ses responsabilités

• Définir ce qu'on entend par "émotions"

• Identifier quelques types de relations en entreprise

• Exprimer son ressenti

Exercice d'application : formulation de remarques constructives

Gérer ses émotions et son stress

• Mettre ses émotions à leur juste place

• Comprendre ce qu'est le stress et comment il se déclenche

• Identifier les différents niveaux du stress

• Reconnaître ses déclencheurs de stress

Mise en situation : gestion du stress à travers des exercices de relaxation

Maintenir la relation en situation difficile

• Favoriser les échanges pour ne pas rompre la relation

• S’autoriser à dire non
• Faire face à l’agressivité
• Émettre une critique dans une logique de progression
• Obtenir un résultat sans autoritarisme
• Adopter une posture constructive
Exercice d'application : méthodes pour dire non avec diplomatie et détermination

Mieux gérer son temps pour gagner en efficacité

Objectifs

• Faire les bons choix organisationnels pour gagner en efficacité.

• Améliorer ses techniques de classement.

• Gagner en efficacité en définissant ses objectifs et priorités.


Autodiagnostic : son organisation actuelle 

Améliorer sa gestion du temps

• Estimer la durée d'une tâche
• Faire face aux interruptions
• Utiliser des outils informatiques pour gagner du temps
• Identifier ses voleurs de temps
Exercice d'application : planification de sa journée 

Définir ses priorités pour gagner en efficacité

• Fixer et clarifier ses objectifs : une première étape indispensable
• Hiérarchiser ses tâches et identifier celles à forte valeur ajoutée
• Faire face aux urgences et priorités contradictoires
• Planifier et organiser ses activités
Mise en situation : identification des tâches urgentes et importantes, importantes mais non urgentes

Optimiser le classement pour un meilleur accès à l'information

Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participant-e-s en matière de classement
• Classer vite et bien : outils et méthodes
• Partager l'information efficacement
• Favoriser l'accès à l'information

Acquérir des méthodes efficaces de gestion du temps

• Anticiper pour avoir une vision claire et d'ensemble des échéances majeures
• Repérer les gisements de temps exploitables
• Identifier les outils de planification à mettre en place
• Mener plusieurs tâches de front et respecter les délais
Exercice d'application : identification des activités sur lesquelles économiser du temps

Travailler sa communication au quotidien

Objectifs

• Renforcer l'impact de ses écrits professionnels.

• Comprendre les mécanismes de la communication orale.

• Améliorer ses rapports avec ses différents collaborateurs.

Améliorer sa communication écrite

Identifier les attentes de ses interlocuteurs
• Connaître les objectifs des communications demandées
• S'adapter à son/ses interlocuteurs
• Simplifier au maximum ses communications pour faciliter la prise de décision
Faire de ses communications écrites des outils fiables pour son directeur
• Connaître les clés d'une bonne synthèse
• Organiser son plan efficacement
• Rédiger un compte-rendu pertinent
• Acquérir une méthode pour gagner du temps dans sa rédaction
Exercice d'application : synthèse à partir de documents tirés de situations professionnelles

Gagner en assurance à l'oral

• Préparer sa prise de parole : définition des objectifs, conception d'un plan
• Maîtriser sa gestuelle et sa voix

• Trouver la posture permettant une prise de parole confortable

• Gérer son trac

• Gérer son temps de parole

• Rester concentré sur l'essentiel
Mise en situation : prise de parole sur un sujet choisi par les participants

Renforcer et développer sa communication interpersonnelle

• Connaître les bases de la communication non verbale

• Faire preuve d'empathie
• Utiliser le bon mot pour la bonne idée

• Développer la confiance
• Favoriser l'esprit d'équipe
Mise en situation : décryptage de comportements dans certaines situations professionnelles

Codes CPF par branche professionnelle

  • Code CPF 210467 - CPNE des industries de santé (CPNEIS) - branche industrie pharmaceutique
  • Code CPF 205282 - CPNE du travail temporaire

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Assistanat de direction
Ref
8754270
Tarif
4415€ HT
3530€ TTC

Prochaines sessions

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Prochaines sessions
20 mars au 13 juin 2017
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