À distance
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Formation - Optimiser sa méthode de classement

Les clés pour gérer l'information et l'exploiter efficacement

Initiation
1 jour - 7 heures
À distance

Face à la quantité croissante d’informations gérées quotidiennement en entreprise, organiser son système de classement papier et/ou électronique est un challenge qui se doit d’être pensé avec méthode, rigueur et dans un esprit de partage. Les bienfaits pour l’entreprise sont nombreux : tranquillité d’esprit, efficacité et meilleure circulation de l’information.

Objectifs

Optimiser la gestion de la documentation
Développer une méthode de classement fiable et accessible à tous
Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage



Compétences acquises
Utiliser une méthode de classement simple, efficace et profitable à tous
Public
Toute personne souhaitant optimiser son système de classement

Prérequis
Être amené à effectuer de l’archivage et du classement dans sa pratique professionnelle
Programme
Optimiser sa méthode de classement

Le classement : un enjeu de première importance

  • Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
  • Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur l’entreprise et/ou le service
  • Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
  • Faire face à la multiplication des documents et des informations
  • Identifier les différentes sources des documents

Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement

Organiser ses informations et ses documents

  • Dissocier classement, rangement et archivage
  • Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
  • Choisir les moyens et outils de classement adaptés

Autodiagnostic : son mode de classement actuel

  • Harmoniser classement papier et classement virtuel
  • Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
  • Gérer l’information à l’aide d’hyperliens, y accéder par mots clés

Étude de cas : analyse d'un plan de classement papier et virtuel

Permettre à tous de s'y retrouver

  • Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
  • Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
  • Présenter, argumenter, faire valider et diffuser son plan de classement
  • L’actualiser et le faire vivre

Exercice d'application : communication autour de son plan de classement

Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté

  • Adopter un archivage efficace
  • Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
  • Organiser l’espace ou la salle des archives

Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participants en matière d'archivage
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour permettre un classement efficace en situation professionnelle

Financement

Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.

Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.

Nous contacter pour en savoir plus

Points forts
Nos intervenants
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Expert EFE - Efficacité professionnelle
Modalités pédagogiques
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.

Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.

Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.

Avis sur cette formation
★★★★★
★★★★★
4/5
(2 avis)
anonymous a.
publié le 25/05/2019
4/5
Bien. A voir dans la durée.
anonymous a.
publié le 25/05/2019
4/5
ras.