Optimiser sa méthode de classement
Face à la quantité croissante d’informations gérées quotidiennement en entreprise, organiser son système de classement papier et/ou électronique est un challenge qui se doit d’être pensé avec méthode, rigueur et dans une esprit de partage. Les bienfaits pour l’entreprise sont nombreux : tranquillité d’esprit, efficacité et meilleure circulation de l’information.
Objectifs
- Identifier comment optimiser la gestion de la documentation.
- Développer une méthode de classement physique et virtuelle, fiable et accessible à tous rapidement.
- Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage.
Pour qui ?
- Toute personne amenée à classer et à organiser de la documentation en entreprise
- Toute personne souhaitant optimiser son système de classement
Code DOKELIO : 032006
Prérequis
Être amené à effectuer de l’archivage et du classement dans sa pratique professionnelle.
Programme
Programme de la formation
Le classement : un enjeu de première importance
• Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
• Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur l’entreprise et/ou le service
• Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
• Faire face à la multiplication des documents et des informations
• Identifier les différentes sources des documents
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement
Sécuriser ses informations et ses documents
• Dissocier classement et rangement
• Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
• Choisir les moyens et outils de classement adaptés
Autodiagnostic : son mode de classement actuel
• Harmoniser classement papier et classement virtuel
• Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
• Gérer l’information à l’aide d’hyperliens, y accéder par mots clés
Étude de cas : analyse d'un plan de classement papier et virtuel
Permettre à tous de s'y retrouver
• Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
• Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
• Le présenter, l’argumenter, le faire valider, le diffuser : papier et/ou réseau
• L’actualiser et le faire vivre
Exercice d'application : communication autour de son plan de classement
Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté
• Adopter un archivage efficace
• Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
• Organiser l’espace ou la salle des archives
Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participants en matière d'archivage
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour permettre un classement efficace en situation professionnelle
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