Optimiser sa méthode de classement

Le classement : un enjeu de première importance

• Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
• Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur l'entreprise et/ou le service
• Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
• Faire face à la multiplication des documents et des informations
• Identifier les différentes sources des documents

Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement

Organiser ses informations et ses documents

• Dissocier classement, rangement et archivage
• Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
• Choisir les moyens et outils de classement adaptés

Autodiagnostic : son mode de classement actuel

• Harmoniser classement papier et classement virtuel
• Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
• Gérer l'information à l'aide d'hyperliens, y accéder par mots clés

Étude de cas : analyse d'un plan de classement papier et virtuel 

Permettre à tous de s'y retrouver

• Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
• Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
• Présenter, argumenter, faire valider et diffuser son plan de classement
• L'actualiser et le faire vivre

Exercice d'application : communication autour de son plan de classement

Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté

• Adopter un archivage efficace
• Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
• Organiser l'espace ou la salle des archives

Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participants en matière d'archivage
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour permettre un classement efficace en situation professionnelle