Optimiser sa méthode de classement

Le classement : un enjeu de première importance

Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur l'entreprise et/ou le service
Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
Faire face à la multiplication des documents et des informations
Identifier les différentes sources des documents
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement

Sécuriser ses informations et ses documents

Dissocier classement et rangement
Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
Choisir les moyens et outils de classement adaptés
Autodiagnostic : son mode de classement actuel
Harmoniser classement papier et classement virtuel
Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
Gérer l'information à l'aide d'hyperliens, y accéder par mots clés
Étude de cas : analyse d'un plan de classement papier et virtuel 

Permettre à tous de s'y retrouver

Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
Le présenter, l'argumenter, le faire valider, le diffuser : papier et/ou réseau
L'actualiser et le faire vivre
Exercice d'application : communication autour de son plan de classement

Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté

Adopter un archivage efficace 
Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
Organiser l'espace ou la salle des archives
Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participants en matière d'archivage
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour permettre un classement efficace en situation professionnelle