Optimiser sa méthode de classement
Face à la quantité croissante d'informations gérées quotidiennement en entreprise, organiser son système de classement papier et/ou électronique est un challenge qui se doit d'être pensé avec méthode, rigueur et dans un esprit de partage. Les bienfaits pour l'entreprise sont nombreux : tranquillité d'esprit, efficacité et meilleure circulation de l'information.
Objectifs
Optimiser la gestion de la documentation
Développer une méthode de classement fiable et accessible à tous
Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage
Pour qui ?
Code dokélio : 032006
Prérequis
Compétences acquises:
Utiliser une méthode de classement simple, efficace et profitable à tous
Programme
Optimiser sa méthode de classement
Le classement : un enjeu de première importance
- Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
- Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur l'entreprise et/ou le service
- Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
- Faire face à la multiplication des documents et des informations
- Identifier les différentes sources des documents
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement
Sécuriser ses informations et ses documents
- Dissocier classement et rangement
- Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
- Choisir les moyens et outils de classement adaptés
Autodiagnostic : son mode de classement actuel
- Harmoniser classement papier et classement virtuel
- Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
- Gérer l'information à l'aide d'hyperliens, y accéder par mots clés
Étude de cas : analyse d'un plan de classement papier et virtuel
Permettre à tous de s'y retrouver
- Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
- Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
- Le présenter, l'argumenter, le faire valider, le diffuser : papier et/ou réseau
- L'actualiser et le faire vivre
Exercice d'application : communication autour de son plan de classement
Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté
- Adopter un archivage efficace
- Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
- Organiser l'espace ou la salle des archives
Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participants en matière d'archivage
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour permettre un classement efficace en situation professionnelle
Quiz aval : pour valider les acquis de la formation et formaliser sa progression
