Optimiser sa méthode de classement
Face à la quantité croissante d’informations gérées quotidiennement en entreprise, organiser son système de classement papier et/ou électronique est un challenge qui se doit d’être pensé avec méthode, rigueur et dans un esprit de partage. Les bienfaits pour l’entreprise sont nombreux : tranquillité d’esprit, efficacité et meilleure circulation de l’information.
Objectifs
Pour qui ?
Prérequis
Compétences acquises
Objectifs
Optimiser la gestion de la documentation
Développer une méthode de classement fiable et accessible à tous
Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage
Pour qui ?
Prérequis
- QUIZ AMONT
- PRESENTIEL
- QUIZ AVAL
Programme
Optimiser sa méthode de classement
Le classement: un enjeu de première importance
- Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
- Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur l’entreprise et/ou le service
- Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
- Faire face à la multiplication des documents et des informations
- Identifier les différentes sources des documents
Partage d'expériences: difficultés rencontrées dans les tâches de classement
Organiserses informations et ses documents
- Dissocier classement, rangement et archivage
- Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
- Choisir les moyens et outils de classement adaptés
Autodiagnostic: son mode de classement actuel
- Harmoniser classement papier et classement virtuel
- Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
- Gérer l’information à l’aide d’hyperliens, y accéder par mots clés
Étude de cas: analyse d'un plan de classement papier et virtuel
Permettre à tous de s'y retrouver
- Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
- Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
- Présenter, argumenter, faire valider et diffuser son plan de classement
- L’actualiser et le faire vivre
Exercice d'application: communication autour de son plan de classement
Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté
- Adopter un archivage efficace
- Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
- Organiser l’espace ou la salle des archives
Partage d'expériences: les pratiques actuelles des participants en matière d'archivage
Plan d'action personnel: formalisation des actions à mettre en oeuvre pour permettre un classement efficace en situation professionnelle
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.