Optimiser sa méthode de classement

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Initiation

1 jour (7 heures)

Paris

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Les clés pour gérer l'information et l'exploiter efficacement

Face à la quantité croissante d'informations gérées quotidiennement en entreprise, organiser son système de classement papier et/ou électronique est un challenge qui se doit d'être pensé avec méthode, rigueur et dans une esprit de partage. Les bienfaits pour l'entreprise sont nombreux : tranquillité d'esprit, efficacité et meilleure circulation de l'information.

Objectifs

Identifier comment optimiser la gestion de la documentation
Développer une méthode de classement physique et virtuelle, fiable et accessible à tous rapidement
Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage

Pour qui ?

Toute personne amenée à classer et à organiser de la documentation en entreprise Toute personne souhaitant optimiser son système de classement

Code dokélio : 032006

Prérequis

Être amené à effectuer de l'archivage et du classement dans sa pratique professionnelle.

Compétences acquises:
Utiliser une méthode de classement simple, efficace et profitable à tous

Programme

MOD - Optimiser sa méthode de classement

Quiz amont : pour tester son niveau de connaissances

Le classement : un enjeu de première importance

Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur l'entreprise et/ou le service
Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
Faire face à la multiplication des documents et des informations
Identifier les différentes sources des documents
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement

Sécuriser ses informations et ses documents

Dissocier classement et rangement
Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
Choisir les moyens et outils de classement adaptés
Autodiagnostic : son mode de classement actuel
Harmoniser classement papier et classement virtuel
Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
Gérer l'information à l'aide d'hyperliens, y accéder par mots clés
Étude de cas : analyse d'un plan de classement papier et virtuel

Permettre à tous de s'y retrouver

Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
Le présenter, l'argumenter, le faire valider, le diffuser : papier et/ou réseau
L'actualiser et le faire vivre
Exercice d'application : communication autour de son plan de classement

Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté

Adopter un archivage efficace
Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
Organiser l'espace ou la salle des archives
Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participants en matière d'archivage
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour permettre un classement efficace en situation professionnelle

Quiz aval : pour valider les acquis de la formation et formaliser sa progression

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