Optimiser sa méthode de classement

Formations courtes
4/5
★★★★★
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(2 avis)
Initiation
1 jour (7 heures)
Paris
Les clés pour gérer l'information et l'exploiter efficacement

Face à la quantité croissante d'informations gérées quotidiennement en entreprise, organiser son système de classement papier et/ou électronique est un challenge qui se doit d'être pensé avec méthode, rigueur et dans un esprit de partage. Les bienfaits pour l'entreprise sont nombreux : tranquillité d'esprit, efficacité et meilleure circulation de l'information.

Objectifs

Optimiser la gestion de la documentation
Développer une méthode de classement fiable et accessible à tous
Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage



Pour qui ?

Toute personne souhaitant optimiser son système de classement


Code dokélio : 032006

Prérequis

Être amené à effectuer de l'archivage et du classement dans sa pratique professionnelle



Compétences acquises:
Utiliser une méthode de classement simple, efficace et profitable à tous

Programme

Optimiser sa méthode de classement

Quiz amont : pour tester son niveau de connaissances

Le classement : un enjeu de première importance

  • Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
  • Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur l'entreprise et/ou le service
  • Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
  • Faire face à la multiplication des documents et des informations
  • Identifier les différentes sources des documents

Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement

Sécuriser ses informations et ses documents

  • Dissocier classement et rangement
  • Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
  • Choisir les moyens et outils de classement adaptés

Autodiagnostic : son mode de classement actuel

  • Harmoniser classement papier et classement virtuel
  • Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
  • Gérer l'information à l'aide d'hyperliens, y accéder par mots clés

Étude de cas : analyse d'un plan de classement papier et virtuel 

Permettre à tous de s'y retrouver

  • Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
  • Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
  • Le présenter, l'argumenter, le faire valider, le diffuser : papier et/ou réseau
  • L'actualiser et le faire vivre

Exercice d'application : communication autour de son plan de classement

Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté

  • Adopter un archivage efficace 
  • Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
  • Organiser l'espace ou la salle des archives

Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participants en matière d'archivage
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour permettre un classement efficace en situation professionnelle


Quiz aval : pour valider les acquis de la formation et formaliser sa progression

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Optimiser sa méthode de classement
Ref
8953048
Tarif
850€ HT

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20-09-2019
26 nov. 2019
26-11-2019
26-11-2019
Les avis sur cette formation
4/5
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(2 avis)
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4/5
ANNE MARIE D.
25/05/2019
Bien. A voir dans la durée.
4/5
SYLVIE B.
25/05/2019
ras.