Gérer son temps et ses priorités
S'organiser, optimiser.... et agir !
Optimiser son temps
Utiliser son temps selon ses priorités
Mettre en place un système d'organisation personnel et efficace
Toute personne souhaitant optimiser son organisation
Analyser sa gestion du temps et des priorités
Autodiagnostic : son rapport au temps, ses croyances limitantes
- Effectuer une analyse complète de ses tâches et missions
- Définir ses moments d'inefficacité et ses bonnes pratiques
- Analyser son environnement professionnel pour identifier ses sources d'inefficacité et ses voleurs de temps
- Clarifier ses contraintes et son périmètre d'action
Exercice d'application : clarification de son besoin d'organisation dans son poste actuel
Exercice d'application : élaboration de sa liste de tâches, de missions et de projets en cours
Dédier son temps à ses priorités
- Connaître les priorités de son poste, ses responsabilités et ses objectifs
- Identifier ses tâches à haute valeur ajoutée
Autodiagnostic : sa fiche de poste à l'aulne du temps passé sur chaque mission
- Prendre en compte les attentes usuelles de ses partenaires
- Anticiper et planifier ses tâches récurrentes
- Organiser sa journée pour optimiser son temps de travail
- Gérer les imprévus
- Différencier urgent et important
Étude de cas : analyse d'emplois du temps de différents postes en entreprise et organisation d'une journée idéale pour chacun
Mettre en place son système d’organisation pour gagner en efficacité
- Éliminer, refuser et résister pour renforcer sa discipline
- Faire place nette : pratique du tri et du rangement physique ou virtuel
- Initier et maintenir son système d'organisation
- Choisir une stratégie adaptée à son profil : no-tech, high-tech ou mixte
- Connaître et choisir des outils efficaces et adaptés
- Mettre en place un système efficace de gestion des mails, du téléphone et d'internet
- Identifier les répétitions de tâches pour favoriser l'automatisation
Autodiagnostic : son profil technologique
Exercice d'application : identification des répétition à partir de sa liste des tâches
Intégrer les autres à sa gestion du temps
- Identifier les individus demandeurs de temps et les recadrer efficacement
- Améliorer sa communication pour faire respecter ses missions et son temps
- Déléguer efficacement lorsque cela est possible
- Développer ses capacités d'écoute
- Savoir dire non et faire respecter ses priorités
Étude de cas : analyse de situations d'interactions professionnelles
Tirer le bénéfice optimal de son organisation
- Bien terminer une tâche
- Prendre le temps du débriefing avec soi-même
- Trouver les axes d’amélioration et préparer la tâche suivante
- Marquer chaque réalisation
Exercice d'application : mise en œuvre des axes d’amélioration d’un ensemble de tâches
Plan d'action personnel : formalisation d'un plan d'action pour mettre en œuvre son système d'organisation
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.
Cette formation s'adresse à toutes les personnes souhaitant améliorer leur gestion du temps. Quel que soit leur domaine d'activité, les bénéfices seront nombreux. Parmi eux :
- De nouvelles capacités à anticiper et à évaluer l'importance des tâches à réaliser de manière à les classer par ordre de priorité
- Une meilleure gestion du temps pour une productivité décuplée
- Une zone d'efficacité plus étendue
- La mise en œuvre d'un système d'organisation personnel réellement efficace
Offrant une approche pédagogique globale, cette formation s'achève par une évaluation des compétences enseignées.
La gestion du temps, c'est quoi ?
Gérer son temps revient à organiser son planning de manière à être plus productif. Au travail, une bonne gestion du temps implique de répartir ce dernier entre les tâches prioritaires. Vous pourrez dire que vous y êtes parvenu lorsque vous contrôlerez, à la fois, votre temps et votre efficacité. Avec un plan d'action efficace, vous verrez votre productivité décuplée et votre stress limité.
Si vous vous formez à la gestion du temps et des priorités avec EFE, vous optimiserez vos heures de travail de manière à consacrer le plus de temps possible aux tâches qui vous permettront d'atteindre vos objectifs. Ces nouvelles capacités d'organisation vous seront très bénéfiques quels que soient votre situation professionnelle et votre domaine d'activité.
Pourquoi suivre une formation organisation et gestion du temps ?
À l'issue de la formation gérer son temps et ses priorités, vous parviendrez à organiser et planifier la répartition de votre temps en fonction de vos disponibilités et de vos objectifs. Cette nouvelle manière de hiérarchiser votre travail implique d'instaurer de nouvelles habitudes garantes d'une productivité décuplée. Ce ne sont pas là les seuls avantages d'une réelle capacité à gérer le temps et les priorités.
Pour réduire le stress
Avec une bonne organisation et une bonne gestion du temps, vous parviendrez à effectuer vos tâches dans les délais impartis. Parce que vous serez en mesure de consacrer davantage de temps aux activités importantes, vous serez plus productif et moins fatigué. Plus confiant, vous subirez moins de stress.
Avec une anxiété réduite, vous dormirez mieux. Ce changement se révélera particulièrement bénéfique pour votre productivité au travail. Plus serein, vous aborderez vos journées dans de bonnes conditions, ce qui vous permettra de vous sentir plus à l'aise dans votre univers professionnel.
Pour obtenir plus de temps pour vous
Si vous parvenez à élaborer une planification efficace, vous ne connaîtrez plus de retard dans votre travail. Votre famille et vos amis seront ravis de vous voir profiter pleinement de votre temps libre. Non seulement, vous n'aurez plus à ramener du travail à la maison, mais votre esprit ne restera pas au bureau.
Si vous parvenez à vous dégager du temps dans la semaine, vous pourrez même vous adonner à vos activités préférées. Cette manière de prendre soin de vous vous permettra de trouver un nouvel équilibre dans votre vie.
Pour trouver le bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Avec une gestion du temps et des priorités efficace, vous passerez peut-être moins d'heures au travail. Vous n'aurez pas à ramener des dossiers à la maison et votre activité professionnelle n'aura plus d'impact sur votre humeur. Parce que vous aurez achevé vos tâches à temps, vous rentrerez chez vous l'esprit léger.
Si la gestion du temps peut vous aider à vous sentir plus efficace au sein de votre entreprise, elle peut également vous permettre de profiter pleinement de votre temps libre. Cet équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est indispensable à un quotidien serein.
Pour développer ses capacités de concentration
Gérer son temps consiste à organiser ses tâches en fonction de leur degré de priorité. Ce nouveau mode d'organisation vous apportera une certaine forme de sérénité. Si auparavant, le stress et la précipitation nuisaient à votre concentration, celle-ci sera favorisée avec un état d'esprit apaisé.
Une fois de plus, la maîtrise de votre temps vous permettra d'améliorer votre efficacité au travail.
Pour une meilleure productivité
Avec votre gestion personnalisée du temps et des priorités, vous pouvez travailler mieux sans pour autant passer plus d'heures au bureau. Vous le savez, l'organisation fait gagner un temps précieux. Vous pourrez donc réaliser plus de tâches sans vous fatiguer davantage.
Un stress réduit, de bonnes capacités d'analyse et de concentration, un état d'esprit serein, une vision claire des priorités, tous les éléments seront réunis pour favoriser une bonne productivité.
Pour couvrir une zone d'efficacité plus étendue
Vous avez tendance à procrastiner par manque de temps ? Dès lors que vous parviendrez à gérer ce dernier en fonction des priorités, vous détiendrez la clé pour réussir à traiter tous vos dossiers. Confiant et concentré, vous conserverez la maîtrise de votre charge de travail et ne subirez plus les distractions ni les découragements.
Organisé pour atteindre tous vos objectifs, vous vous appuierez sur votre organisation et votre productivité pour mener à bien tous vos projets en cours. Tout en priorisant les dossiers importants, vous avancerez étape par étape sans céder à la panique.
Comment améliorer sa gestion du temps et des priorités ?
La gestion du temps est une affaire de rigueur et de bon sens. Voici quelques astuces concrètes pour améliorer votre organisation au quotidien.
Définissez des priorités
Pour aboutir à une bonne gestion du temps, vous devez évaluer le degré de priorité des tâches à effectuer. Gardez bien en tête que vous ne perdrez jamais de temps à vous organiser. Chaque matin, dressez la liste de vos objectifs et classez-les par ordre d'importance. Ces observations vous permettront de consacrer plus d'heures aux tâches qui nécessitent toute votre attention.
Ce mode de fonctionnement vous permettra d'avancer sur les projets importants de sorte à atteindre vos objectifs plus rapidement. Au fil des jours et des semaines, vous parviendrez à contrôler et à optimiser votre temps pour faire de chaque tâche un objectif réalisable.
Restez organisé
Une organisation rigoureuse est indispensable pour optimiser votre temps. Ne vous laissez pas décourager par une grosse charge de travail. Adaptez simplement votre gestion du temps en fonction de vos tâches et du degré de priorité de chacune. C'est ainsi que vous maintiendrez votre productivité de manière à relever tous les défis.
Une bonne organisation, ce n'est pas seulement un planning parfaitement pensé. C'est aussi un espace de travail soigneusement rangé, des dossiers bien classés et des objectifs bien définis. Tous ces éléments vous permettront de gagner un temps précieux au quotidien.
Autorisez-vous quelques pauses
Si vous suivez une formation complète de gestion du temps et des priorités, c'est, en partie, pour boucler votre travail avant le weekend et ainsi profiter pleinement de vos activités favorites. Cependant, cela ne doit pas vous obliger à travailler des heures durant sans prendre la moindre pause.
Justement, le but des formateurs est de vous apprendre à optimiser votre temps. Cela implique de vous arrêter de temps à autre pour prendre du recul. Faire des points réguliers sur vos avancées est indispensable pour adapter votre organisation en fonction de données nouvelles, par exemple.
Les pauses divertissantes sont tout aussi importantes. Prendre quelques minutes pour aller respirer l'air frais, échanger avec un collègue ou manger un morceau, toutes ces activités vous permettent d'oxygéner votre cerveau et de refaire le plein d'énergie. De plus, elles limitent la montée du stress.
Quelques outils efficaces pour améliorer votre gestion du temps et des priorités
Voici quelques idées concrètes pour améliorer votre gestion du temps et des priorités.
La to-do list
Tout le monde connaît le principe de la to-do list. Rien de révolutionnaire en soi, mais personne ne peut contester son efficacité. Élaborer la liste de toutes les tâches à accomplir paraît simple, mais s'y tenir l'est beaucoup moins. Pour y parvenir, il faut prendre soin de ne pas surcharger cette to-do list. Une fois de plus, il s'agit de prioriser certaines tâches.
Pour atteindre vos objectifs, procédez par étape :
- Choisir un support papier ou digital en fonction de ses préférences tout en veillant à y avoir accès en permanence
- Répertorier les tâches sans oublier d'analyser leur degré de priorité
- Diviser les grandes tâches en plusieurs étapes si besoin
- Supprimer une tâche accomplie pour voir la liste s'alléger au fur et à mesure de la journée
Le Getting Things Done
Appelée GTD, cette méthode de productivité très pratique consiste à suivre différentes étapes dans le but de gagner un temps précieux. Sous forme de listes et de calendriers, elle se révèle efficace au travail comme à la maison.
Les cinq étapes dans l'ordre prédéfini par David Allen, l'inventeur de cette méthode :
- "Collecter" : identifier toutes les tâches à réaliser et les noter par écrit
- "Traiter" : les classer selon leur type et leur degré d'urgence
- "Organiser" : établir des classements intermédiaires et des rappels pour les tâches déléguées
- "Réviser" : suivre l'avancement des tâches
- "Exécuter" : définir la prochaine tâche à accomplir en fonction du temps, du contexte, du degré de priorité et de l'énergie dont on dispose
La technique de productivité Pomodoro
Accessible à tous, cette méthode se base sur un principe simple : vous devez maintenir votre concentration sur une tâche pendant 25 minutes. Son inventeur, Francesco Cirillo, part du principe qu'on ne peut rester pleinement productif si l'on excède cette durée. Ainsi, il propose de prendre une pause très brève avant de repartir sur une nouvelle session de 25 minutes. La même tâche peut être reprise après cette interruption destinée à réoxygéner le cerveau.
Cette méthode de productivité ne se révélera efficace que si elle s'adapte à votre manière de travailler.