Formations courtes

Améliorer son efficacité avec Outlook

Initiation
1 jour (7 heures)
Paris
Gagner du temps avec sa messagerie
Aujourd'hui, la messagerie électronique est devenue un élément incontournable de la communication en entreprise. Un salarié passe en moyenne deux heures par jour sur son outil de messagerie. Grâce aux possibilités offertes par Outlook, tout professionnel peut améliorer son efficacité et faciliter la transmission d'informations avec tous ses contacts.

Objectifs

Pour qui ?

Prérequis

Objectifs

Déterminer des règles efficaces de gestion des e-mails
Organiser sa messagerie
Maîtriser les fonctionnalités de sa boîte Outlook pour gagner du temps



Pour qui ?

Toute personne souhaitant mettre à profit Outlook pour optimiser la gestion de son temps


Code dokélio : 032000

Prérequis

Utiliser régulièrement Outlook



Compétences acquises:
Optimiser l'utilisation d'Outlook pour gagner en efficacité, en maîtrise de son temps et en organisation personnelle

Programme

Améliorer son efficacité avec Outlook

Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps

  • Gagner du temps par la maîtrise de l'interface d'Outlook
  • Utiliser les outils intégrés pour simplifier son organisation
  • Faciliter l'accès aux informations importantes
  • Organiser son carnet d'adresses avec les groupes de contacts
  • Synchroniser son smartphone avec l'agenda, la liste de contacts…
  • Utiliser efficacement les raccourcis clavier

Mise en situation : configuration de son interface Outlook

Lutter contre la surcharge d'informations

  • Filtrer les messages indésirables pour ne pas polluer sa messagerie
  • Créer des réponses types
  • Signaler les e-mails importants
  • S'imposer des règles de lecture et de réponse aux e-mails

Exercice d'application : gestion des messages indésirables

Organiser son temps et prioriser ses tâches

  • Avoir une vision globale de sa journée de travail avec Outlook
  • Gérer son emploi du temps grâce au calendrier
  • Partager son calendrier et celui de ses collaborateurs
  • Créer une tâche, un rappel à partir d'un e-mail
  • Planifier rapidement des réunions et inviter les participants
  • Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
  • Mettre en place des bonnes pratiques dans l'utilisation des tâches

Exercice d'application : organisation de réunions, gestion des rappels

Établir des règles de classement et d'archivage

Partage d'expériences : les participants échangent sur leurs habitudes de classement

  • Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d'archivage
  • Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique
  • Identifier les e-mails " répétitifs " et créer des réponses automatiques
  • Organiser son interface en fonction de ses rôles et missions quotidiens
  • Rechercher un message dans ses dossiers

Exercice d'application : classement de ses messages, imagination d'un système de tri et d'archivage adapté 


Améliorer son efficacité avec Outlook
Ref
8953254
Tarif
850€ HT

Prochaines sessions

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