Assistante : optimiser l'utilisation d'Outlook
Un salarié reçoit en moyenne 93 e-mails par jour et en envoie 38. De fait, ce nouveau format a quasiment supplanté le téléphone pour les communications internes. Grâce aux possibilités offertes par la messagerie Outlook, l’assistante d’aujourd’hui peut maintenir son niveau d’efficacité et faciliter la gestion commune d’un agenda, de tâches, de transmission d’informations avec son manager.
Objectifs
Pour qui ?
Prérequis
Compétences acquises
Objectifs
Découvrir le panneau de contrôle d'Outlook
Utiliser à bon escient les outils en matière d'agenda et de gestionnaire de tâches pour faciliter ses missions d'assistant-e
Maîtriser toutes les fonctionnalités de sa messagerie pour optimiser son organisation
Pour qui ?
Secrétaires
Toute personne souhaitant connaître les fonctionnalités d'Outlook pour optimiser son organisation
Prérequis
Programme
Assistante : optimiser l'utilisation d'Outlook
Découvrir le panneau de contrôle
- Avoir une vue d’ensemble de son système de gestion intégré
- Personnaliser l’affichage des différents modules
- Paramétrer les options et les favoris
Gagner du temps avec sa messagerie
- L’e-mail comme outil de communication
- Optimiser son organisation sur Outlook pour gagner du temps à l'usage
- Utiliser la signature automatique
- Intégrer les pièces jointes : créer des raccourcis dans ses arborescences
- Connaître les formats de compression
- Réviser en ligne un document : le suivi des modifications
- Filtrer les indésirables pour ne pas polluer inutilement sa boîte
- Traiter, trier, jeter, organiser ses e-mails
- Classer et archiver par tri automatique
- Mettre en place le gestionnaire d’absence
Exercice d'application : création d'une architecture de classement et de règles de tri automatique, impression automatique de certains e-mails ciblés
Faciliter son quotidien avec les fonctionnalités agenda, gestionnaire de tâches et carnet d’adresses
- Créer des rendez-vous et gérer leurs modifications
- Organiser des réunions
- Planifier des éléments périodiques
- Mettre en place des catégories de planification et d’action
- Transformer un e-mail en tâche ou en rendez-vous
- Organiser et suivre ses tâches
- Mettre en place des rappels automatiques
- Respecter les délais de réalisation et assurer le suivi
- Créer des dossiers partagés
- Mettre à disposition des ressources communes
Exercice d'application : organisation de tâches suivies et d'événements