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Formation - Assistante : mieux gérer son temps et ses priorités

Optimiser son organisation et sa performance

Initiation
2 jours - 14 heures
À distance
Paris

Le quotidien d’une assistante est fait d’une multiplicité de tâches qu’il lui faut faire le plus rapidement possible tout en étant rigoureuse. Ne pas se laisser déborder par la pression, savoir s’organiser et gérer son temps sont des compétences clés qui permettent la mise en place d’une collaboration efficace avec son responsable hiérarchique.

Objectifs
Dresser un état des lieux de son mode de fonctionnement actuel
Poser les bases d'une collaboration efficiente avec son responsable
Effectuer les bons choix organisationnels pour gagner en productivité et en efficacité

Compétences acquises
Optimiser son organisation afin de gagner en temps et en efficacité
Public
Secrétaires
Assistantes

Prérequis
Être assistante et désirer monter en compétence dans sa gestion du temps et des priorités
Programme
Assistante : mieux gérer son temps et ses priorités

Analyser sa gestion du temps

Autodiagnostic : son rapport au temps

  • Connaître ses voleurs de temps
  • Estimer la durée d'une tâche
  • Observer la répartition de son temps sur une journée
  • Identifier ses sources d'inefficacité
  • Faire face aux multiples interruptions

Partage d'expériences : les risques d'interruption liés au métier d'assistante
Exercice d'application : réalisation d'une tâche dans un timing donné malgré les sollicitations

Gérer ses priorités

  • Identifier clairement les attentes de son manager et de l'équipe
  • Connaître ses tâches à forte valeur ajoutée
  • Distinguer urgent et important
  • Prévoir et anticiper : choisir un outil de planification

Exercice d'application : choix des critères pour hiérarchiser les priorités, distinguer l'urgent de l'important et savoir intégrer l'imprévu

Optimiser son organisation en choisissant les bons outils

Autodiagnostic : les forces et faiblesses de son organisation en termes de gestion des priorités, de gestion du temps et d'efficacité des outils de classement

  • Acquérir les clés pour mettre en place une organisation efficace
  • Repenser ses méthodes de classement
  • Exploiter efficacement sa messagerie et les outils informatiques à disposition
  • Mettre en place les outils utiles pour soi

Exercice d'application : cartographie des outils pouvant être utiles dans le travail d'assistante

Faire concilier son temps et celui de son manager

  • Fixer les règles du jeu avec le manager et l'équipe
  • Faciliter l'accès à l'information de tous
  • Savoir dire non lorsque c'est nécessaire
  • Favoriser l'autonomie de l'équipe

Exercice d'application : définition de règles de fonctionnement et d'organisation pour l'équipe

Video : Et si vous disiez non ?

Financement

Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.

Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.

Nous contacter pour en savoir plus

Points forts
Nos intervenants
Capucine Berliet
Capucine BERLIET
Modalités pédagogiques
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.

Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.

Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.

Avis sur cette formation
★★★★★
★★★★★
5/5
(1 avis)
AGNES B.
publié le 12/10/2021
5/5
Formation très intéressante et conforme à mes attentes