Pratique de la dématérialisation des marchés publics
Bénéficier des apports de la gestion électronique
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Depuis, la généralisation de la dématérialisation des marchés publics le 1er octobre 2018, l'acheteur doit repenser son processus achat. Le Code de la commande publique propose des instruments juridiques totalement électroniques tels que le système d’acquisition dynamique et les enchères inversées. L'ère du tout dématérialisé impacte également la mise en concurrence, le traitement des offres électroniques et leurs modalités de conservation quelle que soit la procédure retenue. Aussi, sécuriser le profil d'acheteur et les échanges de données informatiques et maîtriser la réglementation en vigueur sont autant de points indispensables pour pallier les risques susceptibles de survenir sur les procédures.
- Actualiser et sécuriser ses pratiques en matière de dématérialisation
- Assurer la gestion électronique des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) et des offres
- Appliquer les nouvelles mesures de dématérialisation en phase exécution
Mettre en place et sécuriser la dématérialisation des marchés publics.
Un quiz d’évaluation doit obligatoirement être rempli à l’issue de la session pour valider les acquis de la formation.
1er jour
Rappel du cadre juridique de la dématérialisation des marchés publics
- Focus sur le Code de la commande publique et ses arrêtés
- Le plan de transformation numérique de la commande publique
- Les guides très pratiques de Bercy
- Les principales obligations du pouvoir adjudicateur
- Les principales obligations de l'opérateur économique
Faciliter la candidature des entreprises avec le DUME
- Le principe « Dites-le-nous une fois »
- Le fonctionnement du DUME
- La base de données de e-Certis
Garantir la sécurité de la dématérialisation de la passation des marchés publics
- Focus sur les clauses essentielles du Règlement de la Consultation (RC) en matière de dématérialisation de la consultation
- Les échanges dématérialisés : la réponse aux questions des candidats en cours de consultation, les demandes de précisions au cours de l’analyse des offres, la gestion dématérialisée des négociations…
- Revue générale des principaux risques techniques liés à la dématérialisation
- Les éléments de la sécurité des marchés publics électroniques : signature électronique, certificat électronique, cryptographie, horodatage, archivage électronique et prestataires de services de confiance
- Les contraintes organisationnelles à envisager pour le pouvoir adjudicateur et l’opérateur économique
- Les équipements nécessaires
- Les précautions à prendre pour réduire tout risque de dysfonctionnement
- La solution de traitement des virus
- Les difficultés et les précautions à prendre
ÉTUDE DE CAS
Remise d’exemples et analyse critique des clauses d’un Règlement de Consultation (RC) en matière de dématérialisation
Mise en ligne de consultations électroniques sur le profil acheteur
Mise en pratique du DUME
2e jour
Optimiser l’efficacité de l’achat public par l’usage des nouvelles technologies
- Utiliser le Système d’Acquisition Dynamique (SAD)
- définition du SAD
- modalités de mise en œuvre
- Utiliser les enchères électroniques inversées
- mode de fonctionnement
- facteurs de réussite de l’enchère électronique
Traiter les plis électroniques
- Les arbitrages à faire autour de la signature électronique : la rendre obligatoire ou pas pour le candidat ?
- Les personnes désignées pour l’ouverture des plis électroniques
- Ouvrir les copies de sauvegarde
- Traiter les demandes de régularisation des candidatures ou les demandes de précisions
- Traiter les candidatures électroniques d’entreprises groupées
- Gérer la transmission et la réception des plis
- Vérifier la régularité des offres électroniques
- Les éléments à vérifier sur le certificat électronique de signature de l'attributaire
ÉTUDE DE CAS
Ouverture de plis électroniques et vérifications utiles
Suivre la fin de la passation électronique d’un marché public
- La signature électronique du marché par l'acheteur
- Le contrôle de légalité électronique
- Les conditions de l’archivage électronique
Maîtriser l'exécution dématérialisée du marché
- Les ordres de services
- Les bons de commande
- Le décompte général et définitif
Publier les données essentielles de vos marchés : l’open data
- Identifier les données à publier
- Les modalités pratiques de l’open data
- Les risques de contentieux liés à la publication ou non des données essentielles
Intégrer le process de facturation électronique
- L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique
- La généralisation des factures électroniques dans l'achat public
- Le portail public de facturation : Chorus Pro
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Un expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme
À l'ère du numérique, les démarches d'achat tendent à se dématérialiser. Les marchés publics n'échappent pas à cette orientation. ABILWAYS propose une formation dédiée à la dématérialisation des marchés publics à l'intention de tous les acteurs du secteur, notamment les acheteurs publics.
Qu'est-ce qu'un marché public ?
Une définition du marché public
Un marché public est un contrat passé par un acheteur public avec un opérateur économique public ou privé dans le but de répondre à un besoin de services, de fournitures ou de travaux :
- Marchés publics de services : prestations de services matériels comme le nettoyage des locaux ou de services immatériels, à savoir des prestations intellectuelles.
- Marchés publics de fournitures : matériels nécessaires pour le fonctionnement administratif d'un service ou d'une administration (achats de fournitures, location de matériel, etc).
- Marchés publics de travaux : prestations pour la réalisation de travaux de bâtiment, sur les infrastructures, etc.
L'ensemble des dispositions légales régissant les marchés publics sont définies dans le Code de la commande publique.
Du point de vue des entités chargées de passer une commande publique, la procédure de passation suit plusieurs étapes incontournables :
- Analyse des besoins ;
- Sélection du mode de dévolution ;
- Evaluation du montant du marché ;
- Choix de la procédure de passation ;
- Expression des besoins à l'intention des potentiels prestataires ;
- Publicité du marché public ;
- Sélection de l'offre la plus avantageuse économiquement ;
- Clôture de la procédure.
En somme, après avoir déterminé avec précision les besoins, l'acheteur public réalise un appel d'offres à l'aide d'un avis d'appel public à la concurrence. Il choisit l'offre la plus susceptible de répondre aux besoins et au budget.
Les chiffres des marchés publics en 2023
Au cours de l'année 2023, 200 947 marchés publics ont été signés, représentant un montant de 180 milliards d'euros, soit 10 % du PIB français. La moitié des offres ont été reçues par des collectivités territoriales (Mairies, départements, régions), soit 106 698 marchés pour un coût total de 87 milliards d'euros. La santé est l'un des secteurs les plus actifs en la matière.
La procédure de passation en marché public
La procédure de passation se définit comme le processus de contractualisation à travers une transmission des pouvoirs d'une entité à une autre. L'acheteur public réalise une analyse détaillée des offres soumises par les prestataires candidats. Il sélectionne l'offre la plus pertinente matériellement et économiquement. Tout au long de la sélection, l'acheteur public respecte les principes de mise en concurrence. Pour répondre à un marché public, les entreprises sont libres de soumettre leurs candidatures sur des bases leur permettant de conserver leur rentabilité.
A travers les marchés publics et les accords-cadres, l'acheteur public s'engage à respecter les principes de liberté d'accès à la commande publique. Il traite avec égalité tous les candidats et fait preuve de transparence dans le déroulé de la procédure. Cette démarche déontologique permet de garantir l'efficience des marchés publics et une utilisation raisonnée de l'argent public.
Qu'est-ce que la dématérialisation des marchés publics ?
La dématérialisation des marchés publics se présente comme le moyen de conclure des marchés par l'intermédiaire d'outils numériques : plateforme en ligne, messagerie électronique, application mobile, etc. Le principe de dématérialisation n'a pas d'influence sur le contenu des informations d'un marché public. Ce contenu demeure indépendant du support et du mode de transmission. Les règles d'achat, développées dans le Code de la commande publique, demeurent applicables aux marchés publics réalisés par voie dématérialisée.
Dans les faits, la dématérialisation des marchés publics correspond à la dématérialisation des procédures et des données. La publication d'un marché se réalise via un support numérique. Les données font l'objet d'une dématérialisation dont le but est de les stocker et de les faire circuler via des équipements informatiques.
L'article R3122-10 du Code de la commande publique définit le profil d'acheteur dans un cadre de dématérialisation du marché public. Il valide l'utilisation des plateformes numériques pour passer les commandes publiques. Depuis le 1er janvier 2020, tous les marchés publics dont le montant estimé est égal ou supérieur à 40 000 HT sont aptes à faire l'objet d'une dématérialisation. La Direction des affaires juridiques (DAJ) développe en détails les éléments de ce dispositif dématérialisé.
Les avantages de la dématérialisation des marchés publics
La dématérialisation des marchés publics implique plusieurs avantages. Pour les acheteurs publics, la procédure permet de toucher davantage d'entreprises souhaitant émettre des offres. Pour les acteurs privés et publics, la dématérialisation offre une meilleure visibilité des marchés où postuler. Grâce à ce processus, les pouvoirs publics espèrent pouvoir améliorer l'accessibilité aux marchés pour les petites et moyennes entreprises (PME).
Selon l'article du professeur d'économie Pierre-Henri Morand, La dématérialisation des marchés publics : objectifs atteints ?, la part des PME sur les marchés publics ne s'élève qu'à 25 % des achats réalisés. En améliorant la représentativité des PME sur les marchés publics, l'Etat espère bénéficier d'une amélioration en qualité et en prix au niveau des offres.
La formation ABILWAYS sur la pratique de la dématérialisation des marchés publics
En présentiel ou à distance
La formation sur la pratique de la dématérialisation des marchés publics s'effectue sur une base de deux journées de sept heures. Il est possible de suivre ce module en présentiel ou à distance. Si vous préférez bénéficier d'une formation dans vos locaux, notre équipe se tient à votre disposition pour organiser une session sur mesure.
Les objectifs de la formation
Les objectifs sont d'actualiser et de sécuriser les pratiques de vos acheteurs en termes de dématérialisation des marchés. La méthodologie déployée permet d'assurer la gestion électronique des Dossiers de consultation des entreprises (DCE) mais aussi des offres. Les stagiaires apprennent à appliquer les nouvelles mesures de dématérialisation, liées à l'évolution des technologies numériques et des législations.
A qui s'adresse la formation ?
La formation d'adresse aux professionnels participants à la mise en place des procédures dématérialisées en lien avec les marchés publics. Les acheteurs publics sont particulièrement concernés par ce module, qu'ils évoluent dans un contexte territorial, national ou au sein d'une entreprise publique.
Le public s'inscrivant à la formation doit disposer de connaissances de base sur la réglementation générale des marchés publics. Une première expérience de pratique est appréciée.
Comment financer la formation ?
Les entreprises et les administrations disposent de solutions de financement à travers les opérateurs de compétences, gérés par le ministère du Travail. Ces organismes sont chargés de collecter et de gérer les contributions des structures pour la formation professionnelle.
L'équipe d'Abilways vous accompagne pour construire votre projet de formation et constituer votre dossier de financement. Il est possible de concevoir un véritable plan de formation sur la base de plusieurs modules.
Pourquoi choisir ABILWAYS ?
Notre équipe pédagogique suit les apprenants tout au long de leur parcours de formation. Nous répondons à leurs interrogations administratives et opérationnelles. Nos formateurs sont des consultants disposant d'une expérience professionnelle dans le domaine qu'il enseigne. Cette expertise est une force que nous souhaitons cultiver.
Grâce à des supports pédagogiques synthétiques, les stagiaires ont à disposition des documents qu'ils pourront réemployer bien après la formation. Des ressources pédagogiques complémentaires sont disponibles via notre plateforme numérique, en téléchargement.
Une alternance entre théorie et pratique offre une meilleure assimilation des informations. Des exercices individuels et collectifs permettent de vérifier que les concepts fondamentaux sont intégrés par les apprenants.
Le programme de formation sur la dématérialisation des marchés publics
Le premier jour de formation, le programme débute par un rappel du cadre juridique de la dématérialisation des marchés publics. Les apprenants profitent d'une analyse succincte du Code de la commande publique et du plan de transformation numérique de la commande publique. Un rappel sur le pouvoir adjudicateur et les obligations de l'opérateur économique permet de recontextualiser les missions de l'acheteur.
Evoluer avec des outils numériques implique de prendre très au sérieux la sécurité. La formation aborde la sécurité de la dématérialisation de la passation des marchés publics : signature électronique, horodatage, cryptographie, archivage électronique, etc. L'intervenant transmet des bases en cas d'infection par un virus informatique et infuse une connaissance préventive en termes de menaces opérationnelles.
Le second jour d'apprentissage, les stagiaires apprennent à optimiser l'efficacité de l'achat public via l'usage de nouvelles technologies, notamment le système d'acquisition dynamique (SAD).
Le traitement des courriers électroniques contenant les offres est abordé en théorie puis en pratique avec des exercices reprenant tout le processus de traitement. Puis les apprenants suivent les démarches de fin de passation électronique d'un marché public, la publication des données et l'intégration du processus de facturation électronique.
La formation consacrée à la dématérialisation des marchés publics permet d'aborder l'ensemble des démarches liées aux routines des acheteurs publics de plus en plus confrontés à des processus numériques.