Piloter un projet événementiel
La communication événementielle est un des outils à enjeux pour l’entreprise. Elle se doit d’être réalisée de manière rigoureuse afin de générer des retombées utiles. Les méthodes issues du management de projet permettent de gérer la conception et la préparation de son événement sereinement et de viser la réussite de sa manifestation.
Objectifs
- Identifier toutes les étapes pour préparer une manifestation ou un événement.
- Appliquer les méthodes du management de projet pour assurer la réussite de son événement.
- Capitaliser en interne et à l'extérieur autour de cette manifestation professionnelle.
Pour qui ?
- Responsables et chargé(e)s de communication
- Collaborateurs des services marketing
- Assistants-assistantes de communication
Code DOKELIO : 025382
Prérequis
Être en charge de l'organisation d'événements professionnels et souhaiter s'inspirer des méthodes de gestion de projet pour professionnaliser ses pratiques.
Programme
Programme de la formation
Les fondamentaux
• Distinguer les différents types de projets événementiels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes...
• Identifier les acteurs impliqués : internes et externes à l’entreprise
• Définir la liste des événements adéquats selon son secteur d’activité
Exercice d’application : identification de son rôle dans l’organisation d’un événement
Les objectifs de la manifestation
• Choisir le type d’événement à organiser
• Identifier les enjeux et les retours attendus
• Mise en place d’un tableau de bord précisant les objectifs
• Définir les cibles, les objectifs et évaluer le budget
Exercice d’application : construction d’un tableau de bord, définition d’indicateurs et création d’un budget
La phase de préparation de l’événement
• Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
• Établir un rétroplanning
• Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi du budget
• Définir la liste des intervenants et choisir le lieu adéquat
• Présenter un brief à une agence d’événementiel, rédiger un cahier des charges
• Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation
• Gérer les différents contributeurs internes et/ou externes à l’organisation de l’événement
Exercice d’application : construction d'un rétroplanning et d’un cahier des charges
La communication sur l’événement et autour de celui-ci
• Vérifier la mise à jour du fichier cible
• Réaliser et envoyer les invitations et choisir le support adéquat
• Gérer les réponses et mettre en place un plan de relance
• Choisir les bons supports et autres documents à remettre aux participants
• Penser à la signalétique, l’agencement, l’accueil, la coordination des livraisons...
• Pilotage du budget et du rétroplanning
Exercice d’application : élaboration d'un plan de préparation d’événement
Le jour de l’événement : être responsable
• Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
• Gérer les demandes du moment et assurer les relations publiques
• Tenir son rôle d’interface entre l’entreprise et les fournisseurs
• Superviser la clôture de l’événement
Le bilan de l’événement : retombées
• Mettre à jour le tableau de bord établi lors de la définition des objectifs
• Analyser le retour des participants via le questionnaire d’évaluation
• Mettre à jour sa base de données et établir un plan d’action post-événement
• Valoriser l’événement en interne
Exercice d’application : à partir d'un cas concret, mise en place d'un plan d’action et de présentation pour valoriser un événement
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