Conduire les réunions projet
Le chef de projet consacre une part importante de son temps à des réunions. Elles permettent de mener à bien le projet. Il existe différents types de réunions : lancement, comité de pilotage, revue de projet, résolution de problème... Chacune a un objectif, des résultats à atteindre, des participants différents mais toutes ont un point commun : elles doivent être préparées et arriver au résultat visé.
Objectifs
- Identifier et préparer les réunions nécessaires à la réussite d'un projet.
- Acquérir les clés pour préparer des réunions de projet.
- Réagir efficacement lors de réunions complexes.
Pour qui ?
- Chefs de projet
- Directeurs de projet
Code DOKELIO : 44389
Prérequis
Avoir une expérience du management de projet ou avoir suivi " Les 7 outils clés du chef de projet occasionnel " (code 52163).
Programme
Programme de la formation
Construire et préparer sa réunion
• Évaluer la situation en amont et les résultats visés à l’issue de la réunion
• Construire une stratégie, des méthodes et des outils
• Préparer l’ordre du jour, identifier les participants et fixer le déroulement
Exercice d’application : construction d’une réunion pour l’utilisation d’une nouvelle méthode
Préparer et animer les réunions de vie d'un projet
Le rôle du pilote, le démarrage et la conclusion de la réunion
• Organiser, faciliter, réguler et produire
• Gérer les personnes difficiles
• Connaître les bonnes pratiques du démarrage et de la conclusion
• Connaître les trois domaines à gérer par le pilote : matériel, logique et relationnel
Les réunions avec le comité de pilotage
• Prendre en compte les attentes des membres du comité de pilotage (Copil)
• Préparer et animer un Copil
La réunion de présentation de projet
• Informer et communiquer pour développer l’adhésion au projet
• Être clair et crédible, susciter l’intérêt
Mise en situation : présentation de projet sur un temps court
La réunion de lancement d’un projet
• Définir les résultats visés et la structure de la réunion
• Clarifier les contributions et gérer les échanges
Mise en situation : conduite de réunion de lancement
Les réunions d’avancement de projet
• Organiser des rituels
• Piloter les réunions, valider les résultats intermédiaires
• Faire un relevé des décisions
Mise en situation : conduite d’une réunion d’avancement
Mener les réunions complexes du projet
Les réunions d'échange et de décision
• Gérer efficacement la réunion
• Identifier les étapes pour arriver à une bonne décision
Mise en situation : conduite de réunion d’élaboration de règles de fonctionnement sur un projet
La réunion de capitalisation : la réunion de fin de projet
• Identifier les enjeux de la capitalisation
• Clôturer le projet
Les réunions de résolution de problème, de crise
• Comprendre les étapes d'un processus de résolution de problème
• Éviter et surmonter les conflits en cas de crise
Mise en situation : résolution de problème
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en place pour réussir les réunions et entretiens d'un projet
Video : Quels sont les 5 éléments d'une structuration réussie de sa prise de parole ?