Office Manager

Formations longues
Perfectionnement
8 jours (56 heures)
Paris
Maîtriser les outils et méthodes nécessaires à la réussite de ses missions
Le métier d'Office Manager, très polyvalent, a tout pour séduire mais est aussi particulièrement exigeant. Il demande de nombreuses compétences, tant de gestionnaire que de manager, et des talents certains de communicant. Développer ses savoir-faire et savoir-être en la matière sont le plus sûr moyen de réussir dans sa fonction.

Objectifs

• Prendre pleinement conscience de son rôle de manager
• Clarifier son rôle et ses missions d'Office Manager
• Développer ses compétences en comptabilité, gestion et ressources humaines

Pour qui ?

Assistant(e)s ou secrétaires souhaitant évoluer vers une fonction d'Office Manager Offices Managers venant d'entrer en fonction
Code dokélio : 025381

Prérequis

Prendre des fonctions d'Office Manager

Compétences acquises:
Remplir ses fonctions d'Office Manager efficacement et, ainsi, être un levier de performance pour son entreprise

Programme

MOD - Clarifier son rôle et ses missions pour faciliter la communication

MODULE 1 - Clarifier son rôle et ses missions pour faciliter la communication

Objectifs

• Clarifier son rôle et ses missions d'Office Manager.
• Développer ses compétences de communicant.
• Mettre son intelligence relationnelle au service de l'entité.

Situer les missions de l'Office Manager

• Définir ses rôles, ses missions
• Analyser les clés de réussite de la fonction
• Cerner les enjeux et attentes de l'entreprise vis-à-vis de l'Office Manager
Exercice d'application : différences entre un(e) Office Manager et un(e) Assistant(e) de direction

Jouer son rôle d'interface de la communication

• Pratiquer l'écoute active et identifier son mode de communication préférentiel
• Adapter son mode de communication aux interlocuteurs
• S'exercer à la synchronisation pour négocier
Mise en situation : mode de transmission du message selon son interlocuteur

Être acteur du climat relationnel de l'entité

• Identifier ce qui favorise un bon climat
• Étudier la mise en œuvre de ces bonnes pratiques dans l'entreprise              
• Évaluer son impact personnel sur le climat relationnel
• Gérer les situations difficiles
• Gérer les tensions et les situations difficiles
• Connaître ses émotions, apprendre à les gérer et à les exprimer
• Faire face à l'émotion d'un collègue
Exercice d'application : gestion d'une situation tendue interne à l'équipe

Gérer son stress efficacement

• Définir le stress et ses mécanismes
• Identifier ses stresseurs
• Lever ses contradictions internes
• Gérer son capital bien être
Exercice d'application : entraînement à la relaxation rapide


Quiz amont : pour tester son niveau de connaissances

MOD - Développer ses compétences de gestionnaire

MODULE 2 - Développer ses compétences de gestionnaire

Objectifs

• Acquérir des bases solides en comptabilité et gestion.
• Pouvoir gérer le personnel, du recrutement à la gestion des compétences.

Maîtriser l'essentiel de la comptabilité

• Comprendre le rôle et le fonctionnement de la comptabilité
• Assimiler le vocabulaire de base
• Cerner les grands principes
• Organiser une comptabilité dans le respect des règles comptables et fiscales
• Maîtriser le fonctionnement du bilan et du compte de résultat
• Lire un compte de résultat
• Présenter et analyser le bilan poste par poste
Étude de cas : analyse d'un compte de résultat, d'un bilan et étude de quelques ratios types 

Accroître ses compétences en gestion

Assimiler les principes de gestion des entreprises
• Faire un contrôle de gestion : outils et méthodes
• Comprendre le fonctionnement des charges
• Fixer le seuil de rentabilité
• Analyser les données de gestion
Exercice d'application : définition des outils permettant aux participants de faire leur contrôle de gestion
Participer à la mise en place du budget et du suivi budgétaire
• Construire un budget de trésorerie, d'exploitation
• Choisir les indicateurs de ses tableaux de bord
• Mettre en place son tableau de bord
Exercice d'application : sélection d'indicateurs pour un tableau de bord mis en place par les participants

Gérer le personnel au quotidien

• Acquérir les bases de droit du travail
• Recruter et accueillir les nouveaux salariés
• Rédiger une fiche de poste et la diffuser
• Sélectionner des candidatures et mener l'entretien de recrutement
Exercice d'application : simulation d'un entretien de recrutement
• Établir un contrat de travail
• Gérer le temps de travail et la formation des salariés
Exercice d'application : suivi de la formation des salariés


Classe virtuelle Mémoire : pour aider à formaliser son mémoire et préparer sa soutenance

MOD - Mettre en place un système d'organisation performant

MODULE 3 - Mettre en place un système d'organisation performant

Objectifs

• Analyser son rapport au temps et sa journée type.
• Découvrir et utiliser des outils de gestion du temps efficaces.
• Gérer le flux d'informations et de sollicitations.

Comprendre sa relation au temps et analyser son organisation

• Les principaux obstacles à une bonne gestion du temps
• Observer la répartition temps sur sa journée de travail
• Faire un diagnostic de son organisation
• Repérer les freins à une bonne organisation
• Identifier ses voleurs de temps et faire face aux interruptions
Partage d'expériences : sur la perception qu'ont les participants d'une journée de travail

Mettre en place une stratégie temps pour mieux se préserver

Autodiagnostic : de ses tâches importantes et urgentes
• Prioriser ses tâches, distinguer urgent et important
• Estimer la durée d'une tâche
• Prévoir les imprévus
• Planifier et s'organiser
• Savoir dire non avec diplomatie
Exercice d'application : formulation d'un non à une sollicitation 

Utiliser des outils de maîtrise du temps et de gestion de l'information pertinents

• Faire le lien entre gestion du temps et gestion du stress
• Fixer ses objectifs et ses priorités
• Identifier les actions à forte valeur ajoutée
• Intégrer l'impact des nouvelles technologies dans sa gestion du temps
• Gérer ses e-mails
Mise en situation : règles d'utilisatin de sa boîte mail 


MOD - Prendre ses fonctions de manager

MODULE 4 - Prendre ses fonctions de manager

Objectifs

• Définir son champ d'actions en tant que manager.
• Se connaître en tant que manager.
• Favoriser la montée en compétences de ses collaborateurs.

Clarifier ses rôles et responsabilités de manager

• Définir les attentes de sa hiérarchie vis-à-vis de ses responsabilités de manager
• Identifier ses freins personnels et organisationnels
• Prendre une posture de manager
Exercice d'application : définition de son champ d'actions en tant que manager

Adapter son style de management à ses collaborateurs

• Identifier les différents types de management
• Repérer son style préférentiel de management
• S'approprier les principes du management individualisé
Mise en situation : transmission d'une consigne efficace selon le type d'interlocuteur

Développer l'autonomie et la motivation de ses collaborateurs

• Organiser l'activité et rédiger des objectifs clairs
• Oser déléguer en mettant en place des indicateurs de suivi pertinents
• Identifier les leviers de la motivation
• Distinguer les « outils » de la motivation
Exercice d'application : définition d'objectifs et d'indicateurs permettant l'autonomie d'un collaborateur

Gérer des situations difficiles

• Anticiper et gérer les conflits
• Mettre en place une communication efficace en situation tendue
• Être orienté solution dans son approche du conflit
• Pratiquer l'écoute active et la reformulation pour sortir du conflit
Mise en situation : gestion d'un conflit entre deux collaborateurs 


Quiz aval : pour valider les acquis de la formation et formaliser sa progression
Classe virtuelle Retours d'expérience : pour échanger avec l'animateur et vos pairs sur la mise en pratique des nouvelles compétances acquises

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Office Manager
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