Les bases de la comptabilité générale

Les principes clés de la comptabilité générale

À défaut de se plonger dans la tenue des « écritures » et des « comptes », tout professionnel de gestion doit au moins comprendre la logique et les principaux concepts de la comptabilité générale. Trois notions sont à avoir en tête : le bilan, le compte de résultat et le principe de partie double.

Comprendre la logique d’un bilan financier

Le bilan est une photographie du patrimoine de l'entreprise à un instant donné, souvent en fin d'exercice (le 31 décembre). Il se présente sous forme d'un tableau à deux colonnes, avec d'un côté les biens dont dispose l'entreprise (l'actif) et de l'autre les ressources qu'elle utilise pour les financer (le passif).

L'actif est composé de deux grandes masses :  

• Les actifs immobilisés : biens destinés à rester durablement dans l'entreprise, entre autres terrains, machines, brevets, titres de participation...
• Les actifs circulants : biens qui vont « circuler », à savoir les stocks, les créances clients et la trésorerie (comptes bancaires, caisse...)

Côté passif, on trouve trois catégories principales :

• Les capitaux propres : ressources apportées par les actionnaires ou générées par l'activité sous forme de capital social, réserves, résultat annuel...
• Les provisions pour risques et charges : passifs potentiels liés par exemple à un litige en cours, facturation pas encore parvenue pour un service déjà consommé...
• Les dettes : financements externes à l'image des emprunts bancaires, les dettes fournisseurs...

La règle d'or : le total de l'actif doit être égal au total du passif. Un bon moyen de mémoriser cette égalité est de se dire que l'entreprise a utilisé toutes ses ressources (passif) pour acquérir ses biens (actif).

Exemple simplifié de bilan annuel (en K€) :

Appréhender le compte de résultat

Alors que le bilan donne une image statique du patrimoine, le compte de résultat reflète de façon dynamique l'activité de l'entreprise sur un exercice (une année). Il classe et compare deux grandes catégories d'opérations :

• les produits : opérations qui augmentent la richesse de l'entreprise (chiffre d'affaires, production stockée, subventions...)  
• les charges : opérations qui appauvrissent l'entreprise (achats de marchandises, loyers, salaires, impôts...)

La différence entre le total des produits et le total des charges constitue le fameux résultat. Bénéfice si les produits sont supérieurs aux charges, perte dans le cas inverse. Le compte de résultat donne une information sur trois niveaux :

• Résultat d'exploitation : différence entre produits et charges liés à l'activité normale et récurrente
• Résultat financier : produits moins charges de nature financière (intérêts, revenus de placement...)
• Résultat exceptionnel : éléments inhabituels par leur fréquence ou leur montant (amendes, plus-values de cession...)

Exemple simplifié de compte de résultat (en K€) :

Assimiler les principes de la partie double

Pour enregistrer de façon fiable et exhaustive les opérations dans les comptes, la comptabilité générale obéit à une règle fondamentale : la partie double. Son principe : tout mouvement dans un compte doit donner lieu à un mouvement inverse dans un autre compte. 

Exemple : pour enregistrer un achat de marchandises, on va débiter un compte de charges (classe 6) et créditer en contrepartie le compte fournisseur (classe 4). Dans un jargon plus imagé, on dit qu'on « credite le compte fournisseur de 1000 € par le débit d'un compte d'achat ».

Cette méthode garantit ainsi l'égalité constante entre total de l'actif et total du passif. Chaque opération affecte au minimum deux comptes, avec au moins un compte débité et un compte crédité, pour un même montant. Les flux sont ainsi tracés de façon complète et cohérente. Comme le résume l'adage : « Qui reçoit donne, qui donne reçoit. »

Écriture d'achat de marchandises (pour 1000 € HT + TVA 20 %) :

Ces principes de base (bilan, compte de résultat, partie double) constituent le socle de toute la comptabilité. Les assimiler est un préalable indispensable avant d'aborder les enregistrements comptables et l'analyse financière. Une formation sur les fondamentaux de la comptabilité générale permettra de les consolider et de passer efficacement à la pratique !

Maîtriser le plan comptable général

Le plan comptable général (PCG) est un peu la boussole de la comptabilité. C’est la nomenclature officielle des comptes utilisés par les entreprises françaises. Voyons brièvement comment il est structuré et comment s'en servir efficacement. 

Présentation de la structure du PCG

Le PCG répartit les comptes en 8 classes, selon la nature des opérations concernées :

• Classe 1 : Comptes de capitaux (capitaux propres, emprunts...) ;
• Classe 2 : Comptes d'immobilisations (terrains, constructions, brevets...) ;
• Classe 3 : Comptes de stocks et en-cours (matières premières, produits...) ;
• Classe 4 : Comptes de tiers (clients, fournisseurs, personnel, État...) ;
• Classe 5 : Comptes financiers (banques, caisses, titres de placement...) ;
• Classe 6 : Comptes de charges (achats, loyers, impôts, salaires...) ;
• Classe 7 : Comptes de produits (ventes, subventions, produits financiers...) ;
• Classe 8 : Comptes spéciaux (engagements hors bilan, contrôle de gestion...).

Chaque compte est identifié par un numéro normalisé qui indique son rang dans la nomenclature, selon une logique décimale. Plus le rang est élevé, plus le niveau de détail est grand.

Exemple : dans le numéro 614, le 6 indique qu'il s'agit d'un compte de charge, le 1 précise que c'est une charge externe, le 4 correspond aux charges de personnel extérieur.

Savoir naviguer dans les principaux comptes

Si le PCG comporte plusieurs milliers de comptes, une cinquantaine suffisent pour enregistrer les opérations usuelles. Balayage des principaux comptes à connaître absolument pour un professionnel de la gestion :

Comptes de bilan :

• 20 Immobilisations incorporelles ;
• 21 Immobilisations corporelles ;
• 28 Amortissements ;
• 31-37 Stocks de marchandises et de produits ;
• 40 Fournisseurs et comptes rattachés ;
• 41 Clients et comptes rattachés ;
• 43 Personnel, organismes sociaux, État ;
• 51 Banques, établissements financiers et assimilés. 

Comptes de gestion : 

• 60 Achats ;
• 61-62 Services extérieurs (sous-traitance, locations, honoraires...) ;
• 63 Impôts, taxes et versements assimilés ;
• 64 Charges de personnel ;
• 70 Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises.

Exploiter les documents comptables clés

Les journaux et le Grand livre sont des registres que l’on qualifierait d’obligatoires. Ils permettent de classer méthodiquement les écritures enregistrées grâce aux comptes du PCG.

Comme leur nom le laisse penser, les journaux enregistrent les opérations chronologiquement, au jour le jour ou de façon mensuelle. On distingue :

• Le journal des achats et le journal des ventes ;
• Le journal de banque (encaissements, décaissements) ;
• Le journal des opérations diverses (pour les opérations non commerciales comme les écritures de paie).

Voici à quoi ressemble une écriture dans un journal des ventes (extrait) :

Quant au Grand Livre, il reprend toutes ces écritures mais classées cette fois par compte et non plus par date. Chaque compte du grand livre présente ainsi les mouvements qui l'ont affecté (les débits d'un côté, les crédits de l'autre). Il permet de dégager le solde de chaque compte à la fin de la période.

Pour la même société, on aurait, par exemple, cet extrait du compte client 411 au Grand Livre (mai 2024) :

Enregistrer les principales opérations comptables

Équipé des bons comptes et des bons réflexes, il est temps de se plonger dans les écritures. Tour d'horizon des principales opérations à maîtriser.

Comptabiliser les achats et les ventes

L'enregistrement des opérations d'achat et de vente, c’est véritablement le B.A.-BA du métier de comptable. C’est un travail de tenue qui implique de bien identifier les comptes concernés et de respecter la logique de la partie double.

Exemple avec une facture d'achat de petit matériel pour 500 € HT (TVA 20 %) :

Ainsi, pour une facture d'achat, on débitera en général un compte de charges (classe 6) pour le montant hors taxes (HT), un compte de TVA (44 566 TVA déductible sur ABS) pour la TVA, puis on créditera le compte fournisseur pour le total.

Gérer les immobilisations

Ici, on touche aux terrains, bâtiments, machines, véhicules, logiciels, marques... Les immobilisations sont les éléments d'actif destinés à servir de façon durable au fonctionnement de l'entreprise.

À l'entrée (par acquisition ou par production), une immobilisation est comptabilisée en débitant le compte d'immobilisation concerné (ex : 2154 Matériel industriel).

Exemple avec l’acquisition d'une machine industrielle pour 10 000 € HT :

Chaque année, un entrepreneur doit constater la dépréciation de ses immobilisations. En clair, leur usure en raison du temps, de l’usage… On appelle cela l’amortissement. Cela donne lieu à une écriture débitant un compte de dotation (68112 pour les immobilisations corporelles) et créditant en contrepartie le compte d'amortissement associé à l'actif concerné (28154 pour le matériel).

Exemple avec la dotation aux amortissements de la machine industrielle (sur 5 ans) :

Maîtriser les opérations de trésorerie

Pour suivre ses mouvements de fonds, l'entreprise dispose de différents comptes financiers : 

• 512 Banques : mouvements sur les comptes bancaires ;
• 53 Caisse : espèces, chèques et valeurs à l'encaissement ;
• 54 Régies d'avances et accréditifs.

Par définition, le comptable enregistre les encaissements en débitant le compte de trésorerie concerné, par le crédit du compte de contrepartie (client, fournisseur...). Et vice-versa pour un décaissement.

Quant au compte banque, il peut aussi de la même manière être débité (encaissements) ou crédité (paiements, virements fournisseurs, remises de chèques, émissions de TIP...).   

En fin de mois, un relevé d'opérations bancaires se traduit par un débit du compte banque pour les entrées d'argent (virement client par exemple) et un crédit pour les sorties d'argent (prélèvements, agios...).

Exemple avec un relevé de compte et comptabilisation :

Ces opérations d'achat, de vente, de gestion des immobilisations et de trésorerie sont le pain quotidien du comptable. Les maîtriser est indispensable pour tenir une comptabilité fiable au jour le jour. Il est utile de les revoir régulièrement, idéalement en formation, pour ne pas perdre la main !

Ce tour d'horizon des bases de la comptabilité générale montre bien à quel point cette discipline est structurante pour l'entreprise.

Bien sûr, pour utiliser la comptabilité comme un véritable outil de gestion, d'autres compétences sont ensuite nécessaires : savoir interpréter les soldes significatifs, mener des analyses de gestion, construire des budgets et tableaux de bord...

Pour cela, rien de mieux qu'une formation pratique, comme « Les bases de la comptabilité générale ». En combinant apports théoriques, exercices guidés et mises en situation, elle permet de faire le point sur ses connaissances, de les consolider et de passer efficacement à la pratique.