Assistant(e) de plusieurs managers
Les entreprises, pour de multiples raisons, privilégient les assistanats multiples. L’assistant(e) doit alors jongler avec des personnalités différentes, des domaines de compétences variés et des impératifs qui entrent parfois en concurrence. Si la diplomatie est indispensable, il existe aussi des outils et des compétences qu’il est possible de développer pour gagner en efficacité.
Objectifs
- Identifier son périmètre d'action avec chaque manager.
- Organiser son travail et gérer emplois du temps et priorités.
- S'adapter à ses différents managers.
Pour qui ?
- Assistant(e)s de direction
- Assistant(e)s d'équipe
- Toute personne ayant à assurer des fonctions d'assistant(e) pour plusieurs managers
Code DOKELIO : 53733
Prérequis
Assister, dans l'exercice de ses fonctions, plusieurs managers.
Option classe virtuelle
merci d'indiquer cette option sur votre formulaire d’inscription.
Programme
Programme de la formation
Connaître les rôles et missions d'un(e) assistant(e) de plusieurs managers
• Identifier et définir les constantes d’un assistanat multiple
• Dessiner la carte de son poste
• Retrouver les limites de responsabilités et de délégation
Exercice d’application : analyse du contenu de son poste, des tenants et aboutissants des missions confiées et enjeux pour l’entreprise
Mettre en place une gestion du temps pertinente
• Analyser les différentes tâches et évaluer leur durée moyenne
• Définir les besoins en temps des différents donneurs d’ordres
• Organiser la gestion de son temps
• Installer les outils partagés ad hoc entre tous les acteurs : agendas partagés, tableaux de bord…
• Corriger les mauvaises pratiques et en choisir de plus performantes
• Hiérarchiser les tâches et gérer les priorités : méthode ABC
Exercice d’application : la gestion des demandes et l’adaptation des outils proposés dans le cadre des postes occupés par les participants
Communiquer de façon efficace
• Revoir les bases d’une communication efficace
• Adapter sa communication à un interlocuteur en fonction de ses besoins et de ses contraintes de fonctionnement
• Écouter et reformuler pour gagner du temps
• Se faire entendre et intervenir au bon moment
• Installer les circuits de communication les plus pertinents
• Apprendre à mieux connaître ses interlocuteurs
Exercice d’application : la communication et la recherche de solutions
Identifier les besoins des donneurs d’ordres et des services concernés
• Présenter ses compétences et ses moyens
• Définir avec chacun leurs attentes
• Clarifier les ressources temps de chacun
• Organiser, en accord avec les intéressés, les nouvelles procédures
Jeu pédagogique : entretien avec un donneur d’ordres
Développer des compétences de négociation pour aller vers plus de performance collective
• Proposer des solutions et devenir force de proposition
• Revoir les étapes de la négociation
• Négocier des délais
• Chercher des arbitrages
• Éviter ou résoudre les conflits
Jeu de rôles : négociation et résolution de conflits
Surmonter le stress lorsqu’il se présente
• Comprendre ce qu’est le stress et comment il se déclenche
• Mettre les émotions à leur juste place
• Gérer le niveau de stress
• Aider les interlocuteurs à minimiser les situations de stress
Exercices d’application : exercices antistress applicables au bureau
Video : Et si vous disiez non ?
Video : Comment mieux communiquer en usant d'assertivité ?
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