Assistant(e) de plusieurs managers

Connaître les rôles et missions d'un(e) assistant(e) de plusieurs managers

• Identifier et définir les constantes d'un assistanat multiple
• Dessiner la carte de son poste
• Retrouver les limites de responsabilités et de délégation
Exercice d'application : analyse du contenu de son poste, des tenants et aboutissants des missions confiées et enjeux pour l'entreprise

Mettre en place une gestion du temps pertinente

• Analyser les différentes tâches et évaluer leur durée moyenne
• Définir les besoins en temps des différents donneurs d'ordres
• Organiser la gestion de son temps
• Installer les outils partagés ad hoc entre tous les acteurs : agendas partagés, tableaux de bord…
• Corriger les mauvaises pratiques et en choisir de plus performantes
• Hiérarchiser les tâches et gérer les priorités : méthode ABC
Exercice d'application : la gestion des demandes et l'adaptation des outils proposés dans le cadre des postes occupés par les participants

Communiquer de façon efficace

• Revoir les bases d'une communication efficace
• Adapter sa communication à un interlocuteur en fonction de ses besoins et de ses contraintes de fonctionnement
• Écouter et reformuler pour gagner du temps
• Se faire entendre et intervenir au bon moment
• Installer les circuits de communication les plus pertinents
• Apprendre à mieux connaître ses interlocuteurs
 Exercice d'application : la communication et la recherche de solutions

Identifier les besoins des donneurs d'ordres et des services concernés

• Présenter ses compétences et ses moyens
• Définir avec chacun leurs attentes
• Clarifier les ressources temps de chacun
• Organiser, en accord avec les intéressés, les nouvelles procédures
 Jeu pédagogique : entretien avec un donneur d'ordres

Développer des compétences de négociation pour aller vers plus de performance collective

• Proposer des solutions et devenir force de proposition
• Revoir les étapes de la négociation
• Négocier des délais
• Chercher des arbitrages
• Éviter ou résoudre les conflits
 Jeu de rôles : négociation et résolution de conflits

Surmonter le stress lorsqu'il se présente

• Comprendre ce qu'est le stress et comment il se déclenche
• Mettre les émotions à leur juste place
• Gérer le niveau de stress
• Aider les interlocuteurs à minimiser les situations de stress
Exercices d'application : exercices antistress applicables au bureau

Video : Et si vous disiez non ?
Video : Comment mieux communiquer en usant d'assertivité ?