Se perfectionner à l'audit interne - Niveau 2

Audit interne : de quoi parle-t-on exactement ?

Loin des idées reçues, l'audit interne ne se résume pas à traquer les fraudes. Son vrai rôle est d’être un véritable copilote du management en évaluant l'efficacité des opérations.

L'audit interne face aux dysfonctionnements

Concrètement, l'auditeur interne va aller sur le terrain pour :

• Vérifier que les procédures sont bien appliquées ;
• Identifier les gaspillages ou les pertes de temps ;
• S'assurer que les risques majeurs sont sous contrôle.

Prenons un exemple concret : une usine où les normes de sécurité ne sont pas strictement suivies. Il peut y avoir des employés qui ne portent pas toujours leurs équipements de protection individuelle (casques, gants, lunettes de sécurité), une procédure de maintenance qui est parfois mise de côté / raccourcie pour gagner du temps, ou alors des sorties de secours qui sont bloquées par des stocks temporaires.

Ce sont des dysfonctionnements qu'un audit méthodique va mettre en lumière, en faisant connaître les racines du problème : s’agit-il d’un manque de temps, de formation insuffisante aux normes ISO, d’un équipement inadapté ? Le résultat attendu consiste en des pistes d'amélioration concrètes pour limiter les coûts liés aux accidents, la perte de productivité ou le risque de perdre une certification.

Audit, contrôle, gestion des risques : qui fait quoi ?

Dans les entreprises, il y a une tendance à la confusion entre l’audit interne, le contrôle interne, le contrôle de gestion et la gestion des risques. Il est vrai que ces fonctions sont complémentaires, elles travaillent très souvent ensemble, si ce n’est dans des bureaux rapprochés - ce qui entretient davantage cette impression.

En réalité, elles ont chacune leur périmètre. Essayons de l’expliquer très simplement :

• Le contrôle interne est chargé de définir et mettre en place les règles du jeu au quotidien. C'est lui qui, par exemple, pourrait exiger deux signatures pour les virements bancaires dépassant un certain montant. Son objectif est de sécuriser les processus opérationnels de l'entreprise ;
• De son côté, le contrôle de gestion se concentre sur la surveillance et l'analyse de la performance financière. À l'aide de reportings et d'analyses budgétaires, il cherche constamment à optimiser la rentabilité de l'entreprise. C'est un peu le gardien de la santé financière de l'organisation ;
• La gestion des risques, aussi appelée risk management, joue un rôle d'anticipation. Elle a pour mission d'identifier les menaces potentielles qui pourraient affecter l'entreprise, comme des cyberattaques ou des ruptures d'approvisionnement. Une fois ces risques identifiés, elle met en place des mesures préventives pour les atténuer ;
• Enfin, l'audit interne intervient comme un évaluateur indépendant. Il examine a posteriori l'efficacité de l'ensemble du système de contrôle. Son rôle est crucial car il apporte au management l'assurance que les risques principaux sont bien gérés. C'est en quelque sorte le garde-fou final qui vérifie que toutes les autres fonctions font bien leur travail.

La découverte des réalités de cette fonction est l'objet de la formation “Se perfectionner à l'audit interne - Niveau 2” proposée par l'EFE. Elle constitue le deuxième volet de notre parcours Audit interne. En deux jours intensifs, elle permet de faire le plein de bonnes pratiques et d'échanger avec des experts de la fonction.

Comment se déroule une mission d’audit interne, de la préparation au rapport ?

Nous avons vu que l'audit interne a besoin d'une organisation rigoureuse pour bien fonctionner. Mais concrètement, comment se passe une mission d'audit ? Quelles sont les étapes à suivre pour arriver à des recommandations utiles et pertinentes ? Découvrons la recette d'un audit interne réussi.

Étape 1 : préparer la mission et s’adapter au contexte

Avant de se lancer à corps perdu, tout audit interne commence par une phase de préparation soignée. L'objectif ? Bien cadrer le champ d'action, comprendre le contexte et repérer les risques les plus importants.

Pour cela, les auditeurs internes vont :

• Échanger avec les responsables du service audité, pour bien saisir leurs priorités et leurs besoins
• Éplucher la documentation existante (procédures, rapports, indicateurs...)
• Identifier et évaluer les risques propres à l'activité, en se basant sur une cartographie des risques
• Définir le but précis de l'audit et sur quels critères il va se fonder pour évaluer la situation

C'est à partir de ces éléments que les auditeurs vont bâtir le plan de travail de leur mission. Un peu comme un médecin qui choisit les examens à faire en fonction des symptômes de son patient. L'idée, c'est vraiment de concevoir un audit “sur-mesure”, qui colle aux particularités de l'activité.

Étape 2 : aller sur le terrain

Une fois la feuille de route établie, place à l'action : les auditeurs se rendent sur place pour récolter les informations et vérifier si les contrôles prévus fonctionnent bien. C'est un diagnostic complet, où l'on examine l'activité sous toutes les coutures.

Concrètement, cette phase est celle consacrée à :

• Des entretiens avec les équipes opérationnelles, pour comprendre les processus et repérer les difficultés
• L'observation des pratiques au quotidien, pour voir comment les choses se passent sur le terrain
• La réalisation de tests sur un échantillon de dossiers (contrats, factures, transactions...)
• L'analyse de données, pour détecter d'éventuelles anomalies ou des évolutions inhabituelles

Pendant toute cette étape, les auditeurs vont s'efforcer d'objectiver leurs constats. Chaque affirmation doit s'appuyer sur des preuves solides (documents, chiffres clés, entretiens croisés...). Tout cela se révèle indispensable pour établir un diagnostic fiable et irréfutable.

Étape 3 : restituer et faire passer les messages

Dernière ligne droite : la formalisation et la présentation des résultats de l'audit. Un exercice délicat, où il faut être à la fois objectif, clair et diplomate. Le but, c'est que les audités adhèrent aux constats et aux recommandations, pour faciliter leur application concrète.

Pour y parvenir, les auditeurs vont veiller à :

• Formaliser les constats de façon factuelle et précise, en les classant par niveau critique
• Analyser les causes profondes des problèmes identifiés, au-delà des simples symptômes
• Formuler des recommandations réalistes et très concrètes à l'adresse des managers concernés, dans une logique de “solution” plus que de “punition”
• Présenter leurs conclusions aux personnes auditées lors d'une réunion, pour favoriser les échanges
• Produire un rapport d'audit bien structuré, avec un programme précisant qui fait quoi, et dans quels délais

L'essentiel, c'est de construire un rapport pratique et opérationnel. Autrement dit, un programme qui serve de guide pour avancer. Hors de question de pondre un énième document qui prendra la poussière… En clair, un bon rapport d'audit, c'est un rapport qui donne envie de passer à l'action.

Vous l'aurez compris : la réalisation d'une mission d'audit interne est un processus méthodique et exigeant, qui ne s'improvise pas. De la préparation ciblée à la restitution engageante, chaque étape compte pour produire un résultat de qualité. Un véritable projet, qui mobilise des compétences variées : rigueur, analyse, et un réel sens du relationnel.

Comment faire valoriser les résultats d’un audit interne ?

On l'a vu, l'audit interne est un processus de A à Z, qui va de la préparation de la mission jusqu'à la remise du rapport. Mais en fait, le travail ne s'arrête pas là. Pour que l'audit soit vraiment profitable, il faut s'assurer que les recommandations sont bien appliquées et qu'elles apportent les améliorations espérées.

Le suivi : comment garder le fil après l'audit

Imaginons : votre rapport d'audit est finalisé, vous l'avez présenté aux audités et à la direction... Mais comment être sûr que vos recommandations ne vont pas dormir dans un placard ? C'est là qu'intervient le suivi d'audit, une étape clé pour transformer l'essai.

Concrètement, le suivi consiste à :

• Formaliser un plan d'action, en accord avec les audités, avec des mesures concrètes, des responsables et des échéances
• Vérifier périodiquement l'avancement de ce plan, en demandant des comptes aux pilotes
• Relancer les actions en retard et arbitrer les éventuels points de blocage
• Communiquer régulièrement sur les progrès réalisés, pour maintenir la dynamique

L'objectif est de garder le fil après la mission, pour que les recommandations deviennent réalité. Un vrai travail de chef de projet, qui nécessite de la rigueur mais aussi du doigté. Car il faut souvent composer avec les priorités et les contraintes du terrain, sans pour autant lâcher sur l'essentiel.

Le conseil des experts ? Impliquer les audités dès la phase de restitution dans l'élaboration du plan d'action. Rien de tel pour obtenir leur adhésion et leur engagement dans la durée !

L’évaluation : comment s’assurer de la valeur ajoutée de l'audit

Au-delà du suivi des recommandations, il est crucial de pouvoir démontrer la valeur ajoutée de l'audit interne pour l'organisation. Car dans un contexte de ressources plafonnées, la fonction doit plus que jamais justifier son utilité et son efficience.

Mais comment “prouver” les bénéfices d’un audit interne ? Il y a quelques pistes :

• Mettre en place des indicateurs pour mesurer les progrès réalisés suite aux recommandations (réduction des anomalies, gains de productivité...)
• Chiffrer les économies ou les gains générés par les actions d'amélioration, en lien avec le contrôle de gestion
• Réaliser des enquêtes de satisfaction auprès des audités, pour évaluer la qualité perçue des missions
• Communiquer régulièrement auprès de la direction sur les résultats et les success stories de l'audit

L'idée est de montrer que l'audit n'est pas une fonction de réduction de coûts, mais bien un levier de performance et de maîtrise des risques. Un partenaire stratégique, qui aide l'organisation à atteindre ses objectifs dans un environnement de plus en plus incertain.

C'est d'ailleurs tout le sens de la tendance actuelle vers l'audit agile, qui vise à renforcer la flexibilité et la réactivité de la fonction. Avec des missions plus courtes, plus ciblées, et un dialogue continu avec les opérationnels pour coller au plus près de leurs besoins.

Au terme de ce tour d'horizon, une chose est sûre : l'audit interne est un métier passionnant et exigeant, au cœur des enjeux de l'entreprise. Véritable fonction sentinelle, il apporte une assurance sur la maîtrise des opérations et aide l'organisation à progresser. Nous vous donnons les clés de ce métier dans notre parcours “Se perfectionner à l’audit interne”.