Organiser un déplacement
Un déplacement professionnel est un voyage qui nécessite d’être préparé avec soin. Cela permet d’éviter stress et perte de temps. Qu’il s’agisse de mission commerciale, de développement de partenariats ou de présence à une réunion, un congrès, le voyageur représente l’entreprise auprès des personnes rencontrées.
Objectifs
Pour qui ?
Prérequis
Compétences acquises
Objectifs
Acquérir les outils et méthodes d’organisation d’un déplacement
Optimiser le trajet en fonction des impératifs et du budget
Communiquer efficacement les informations à son manager ou à son équipe
Pour qui ?
Toute personne souhaitant gagner en efficacité dans l’organisation de déplacements
Prérequis
Compétences acquises:
Mener efficacement l'organisation d'un déplacement professionnel
Programme
Organiser un déplacement
Définir le cadre du déplacement à organiser
- Identifier les différents types de déplacements
- Prendre en compte leurs spécificités
Partage d’expérience : les différents déplacements connus des participants
- Clarifier l’objectif du déplacement
- Préciser les informations nécessaires à l’organisation du déplacement : dates, lieu et durée
- Vérifier le budget alloué
- Identifier les besoins spécifiques du ou des voyageurs
Exercice d’application : construction d’une fiche récapitulative / checklist des informations nécessaires à l’organisation du déplacement
Préparer le déplacement
- Identifier l’itinéraire et le moyen de transport adaptés : train, avion ou voiture
- Comparer les hébergements en fonction de leur tarif et de leur localisation
- Anticiper les déplacements sur place : chauffeur, taxis, transports en commun
- Développer les partenariats existants et en créer de nouveaux
- Proposer les options retenues au voyageur en respectant le budget alloué
- Identifier les moyens de paiement disponibles
- Effectuer les réservations auprès des prestataires
Mise en situation : élaboration d’un tableau comparatif des différents modes de transport et hébergements d’un déplacement
Communiquer les informations
- Concevoir un plan de trajet et d’hébergement récapitulatif
- Préciser les règles de prise en charge en vigueur dans l’entreprise
- Étudier les formalités nécessaires en fonction de la destination : assurances, passeport, vaccins, etc.
- Dresser la liste des adresses et numéros de téléphone utiles
Exercice d’application : préparation d’une feuille de route récapitulative à l’attention du voyageur
