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Formation - Organiser un déplacement

Optimiser sa feuille de route pour faciliter le déplacement

Initiation
1 jour - 7 heures
À distance

Un déplacement professionnel est un voyage qui nécessite d’être préparé avec soin. Cela permet d’éviter stress et perte de temps. Qu’il s’agisse de mission commerciale, de développement de partenariats ou de présence à une réunion, un congrès, le voyageur représente l’entreprise auprès des personnes rencontrées.

Objectifs

Acquérir les outils et méthodes d’organisation d’un déplacement

Optimiser le trajet en fonction des impératifs et du budget

Communiquer efficacement les informations à son manager ou à son équipe



Compétences acquises
Mener efficacement l’organisation d’un déplacement professionnel
Public
Toute personne organisant régulièrement des déplacements
Toute personne souhaitant gagner en efficacité dans l’organisation de déplacements

Prérequis
Organiser régulièrement des déplacements
Programme
Organiser un déplacement

Définir le cadre du déplacement à organiser

  • Identifier les différents types de déplacements
  • Prendre en compte leurs spécificités

Partage d’expérience : les différents déplacements connus des participants

  • Clarifier l’objectif du déplacement
  • Préciser les informations nécessaires à l’organisation du déplacement : dates, lieu et durée
  • Vérifier le budget alloué
  • Identifier les besoins spécifiques du ou des voyageurs

Exercice d’application : construction d’une fiche récapitulative / checklist des informations nécessaires à l’organisation du déplacement

Préparer le déplacement

  • Identifier l’itinéraire et le moyen de transport adaptés : train, avion ou voiture
  • Comparer les hébergements en fonction de leur tarif et de leur localisation
  • Anticiper les déplacements sur place : chauffeur, taxis, transports en commun
  • Développer les partenariats existants et en créer de nouveaux
  • Proposer les options retenues au voyageur en respectant le budget alloué
  • Identifier les moyens de paiement disponibles
  • Effectuer les réservations auprès des prestataires

Mise en situation : élaboration d’un tableau comparatif des différents modes de transport et hébergements d’un déplacement

Communiquer les informations

  • Concevoir un plan de trajet et d’hébergement récapitulatif
  • Préciser les règles de prise en charge en vigueur dans l’entreprise
  • Étudier les formalités nécessaires en fonction de la destination : assurances, passeport, vaccins, etc.
  • Dresser la liste des adresses et numéros de téléphone utiles

Exercice d’application : préparation d’une feuille de route récapitulative à l’attention du voyageur

Financement

Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.

Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.

Nous contacter pour en savoir plus

Points forts
Nos intervenants
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Expert EFE - Métiers de l'Assistanat
Modalités pédagogiques
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.

Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.

Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.