Formation - Mieux s'organiser grâce à sa messagerie
Utiliser sa messagerie comme un outil d’organisation
Votre messagerie doit vous servir, pas l’inverse. Découvrez comment la paramétrer, classer et automatiser pour gagner en efficacité et réduire la charge mentale.
- Analyser les différents modes de communication et évaluer leurs avantages et inconvénients par rapport au courrier électronique
- Evaluer l'impact des courriels sur la gestion du temps et les stratégies pour optimiser leur traitement
- Mettre en place des techniques de lecture efficace et de tri automatique pour gérer les volumes importants de courriels
- Planifier et organiser votre temps en utilisant les fonctions de rappel, d'estimation de temps et de délégation de tâches
- Appliquer les règles de base de l'envoi de courriels, en adaptant la forme et le contenu en fonction du destinataire et du sujet
- Respecter la charte de bon usage des courriers électroniques dans l'entreprise
- Créer des dossiers de classement en fonction de vos objectifs et activités professionnelles
- Transférer des tâches importantes dans votre agenda et les suivre efficacement.
Optimiser l'utilisation d'OutloOui pour gagner en efficacité, en maîtrise de son temps et en organisation personnelle
Toute personne travaillant avec une messagerie, souhaitant la mettre à profit pour optimiser son temps.
Cette formation ne nécessite pas de prérequis.
Introduction
- Présentation de chacun
- Attentes et objectifs visés de chaque participant
- Présentation du cadre de la formation
- Contextualisation des objectifs et des enjeux
- Emergence des représentations des participants
- Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin
Les modes de communication
- Comparatif entre le courrier électronique et les autres modes de communication
- Les courriels : gain ou perte de temps ?
- Les différents usages du courrier électronique
Le traitement des volumes importants de courriels
- S'entraîner à la lecture efficace de courriers électroniques
- Transformer un courriel en tâche ou en rendez-vous
- Créer des dossiers d'actions, des dossiers de classement en fonction de ses objectifs et activités professionnels
- Filtrer et classer automatiquement ses courriels
- Purger sa boîte mail
Exploiter la fonction "Tâches" pour organiser son temps et prioriser ses activités
- Estimer le temps nécessaire à une activité et la planifier
- Définir des échéances et mettre en place des rappels
- Organiser ses tâches par contexte ou nature d'activité
- Transférer ses tâches dans l'agenda
- Déléguer une tâche et la suivre
L'envoi de courriers électroniques
- L'envoyer ou pas ? Le courrier électronique est-il le bon support ?
- Connaître les règles de base de l'envoi de courriels
- Quand ?
- A qui ?
- Comment ?
- Combien ?
- Envoyer un courrier pertinent (forme concise et synthétique)
- Adapter la forme du courrier électronique à son sujet
- Utiliser les règles de courtoisie
Charte de bon usage des courriers électroniques dans l'entreprise
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Autodiagnostic
- Mises en situation basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
- Exercices d'entraînement : rédaction d'une même information sur différents supports : papier, mail, note de service
- Atelier collectif : analyse de scénarii, mise en situation : différenciation émetteur / récepteur du mail : ce que je veux dire / ce que l'autre comprend
- Brainstorming en sous-groupe
- Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
- Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes
Synthèse de la session
- Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
- Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
- Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
- Bilan oral et évaluation à chaud
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Pédagogie participative mettant l'apprenant au cœur de l'apprentissage. Utilisation de techniques ludo-pédagogiques pour une meilleure appropriation. Ancrage facilité par une évaluation continue des connaissances au moyen d'outils digitaux et/ou de cas pratiques.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.
