Formation - Gérer l'administration du personnel au quotidien
Sécuriser les dossiers individuels des salariés
Maîtriser l’ensemble des aspects de la gestion du personnel
Dialoguer efficacement avec vos interlocuteurs
Professionnaliser ses méthodes de travail
Gestionnaires du personnel
Assistant(e)s des ressources humaines
Membres des services du personnel
Avoir des connaissances en droit du travail ou avoir suivi " Maîtriser la pratique du droit du travail - Niveau 1 " (code 10001).
Maîtriser les aspects pratiques de l’administration du personnel
Identifier les formalités liées à l’embauche
- Les informations à recueillir
- Les formalités préalables et consécutives à l’embauche
- Les principaux contrats de travail et leurs spécificités
- Les autres contrats : intérim, sous-traitance...
- Le régime de la période d’essai
Étude de cas : analyse comparée de plusieurs contrats de travail
Modifier le contrat de travail
- Les éléments nécessitant l’accord du salarié et leurs aspects pratiques
- Les conséquences du refus
Gérer le temps de travail et les absences
- Les règles de base et minima à ne pas dépasser
- Les heures complémentaires et supplémentaires
- Les congés payés et les congés spéciaux
- Gérer les absences injustifiées
Exercice d’application : questions pratiques sur les congés et les absences
Identifier les principales notions sur la gestion des salaires : de la rémunération globale à la paie
- Connaître les techniques de rémunération : les différentes composantes de la rémunération globale
- Gérer la paie, déclarations mensuelles et annuelles
- Gérer les absences, les congés et les RTT
- Tenir le fichier du personnel
Gérer la formation
- Les obligations légales
- L’administration de la formation et les relations avec les Opérateurs de compétences (OPCO)
Appliquer les sanctions disciplinaires
- L'échelle des sanctions disciplinaires et leurs procédures
Organiser le départ du salarié
- Connaître les différentes formes de rupture du contrat de travail
- Organiser le départ du salarié : documents et procédures obligatoires
Exercice d’application : élaboration de la check-list des procédures à suivre pour un licenciement pour motif personnel
Établir les déclarations et les informations obligatoires
- La formation, l’apprentissage et le logement
- Le bilan social, la déclaration relative à l’emploi de salariés handicapés
- Le calendrier social
Identifier ses interlocuteurs
- Les Institutions Représentatives du Personnel (IRP)
- Les interlocuteurs extérieurs : Sécurité sociale, Inspection du travail, Pôle Emploi, médecine du travail…
Mettre en place une organisation efficace
Gérer l’archivage des documents
- Lister les documents devant et pouvant être archivés
- Tenir à jour les dossiers des salariés
- Faciliter le droit d’accès des salariés
Mettre en place un reporting
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Moyens Humains et techniques
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.
Face à un cadre juridique en constante évolution, l’administration du personnel est aujourd’hui un élément primordial des ressources humaines de toute entreprise. Du recrutement jusqu’à la rupture du contrat, se former à la gestion administrative du personnel est devenu nécessaire.
Ces connaissances permettent aux responsables de s’assurer du bien-être du salarié dans l’entreprise et d'éviter les situations hors du cadre juridique.
Grâce à notre formation EFE sur l'administration du personnel, apprenez à maîtriser tous les aspects liés au parcours et à la vie des salariés dans une entreprise.
Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ?
La gestion administrative du personnel définit les responsables de la gestion des tâches transactionnelles, légales et administratives liées aux ressources humaines.
Le plus souvent, le responsable de gestion administrative du personnel travaille en collaboration avec les services de comptabilité et finance. Il gère également les dossiers des collaborateurs de l’entreprise, pilote leur emploi du temps et conçoit des tableaux de bord dynamiques et fonctionnels afin d’assurer un suivi complet et précis.
Comme tout métier des ressources humaines, le responsable de la gestion administrative du personnel voit son temps partagé entre de nombreux contacts avec l'équipe de l'entreprise et les différentes tâches administratives à suivre.
Le responsable de la gestion administrative se doit d’avoir un bon sens de l'organisation, de la rigueur et de la flexibilité afin de pouvoir :
- Gérer les contrats
- Constituer les dossiers du personnel et les mettre à jour via les outils
- S’assurer du respect du droit du travail
- Gérer l'organisation de l'équipe et les remplacements et congés
- S’occuper des déclarations fiscales mensuelles et annuelles en rapport avec l'équipe de l'entreprise
Quelles sont les différentes missions qu’englobe l’administration du personnel ?
Un bon gestionnaire de l’administration du personnel doit être polyvalent et pourvu d’une bonne organisation. En effet, les tâches qu'il doit remplir sont diverses, mais toutes liées aux formalités administratives des collaborateurs d’une entreprise.
De l’embauche au départ d’un salarié, le responsable de l’administration du personnel gère son dossier. Il s’assure que toutes les formalités et obligations sont correctement remplies.
Ses activités au sein de l’entreprise se divisent en cinq catégories :
Les formalités d’embauche
Le responsable de l’administrateur du personnel prend en charge l'administration dès l'intégration d’un nouveau salarié dans l’entreprise. Il veille à ce que le contrat de travail remplisse les conditions légales nécessaires, établit le planning et les congés.
Le respect du droit du travail
Le gestionnaire de l’administration du personnel se doit de s’assurer que l’entreprise respecte les législations en vigueur vis-à-vis des salariés. Il a pour mission d’assurer le bien être des collaborateurs, en veillant au respect des droits de chacun, la conformité des contrats ou encore les obligations de formation.
La gestion RH
La gestion du temps et du personnel comprend une grande partie de planification et d’organisation. Un bon gestionnaire administratif se doit de s'assurer que tous les plannings soient à jour. En cas de congé ou d’arrêt maladie, il transmet l’information aux services des ressources humaines et modifie le planning le cas échéant.
La gestion des rémunérations et de la paie
Le versement du salaire des collaborateurs nécessite également de nombreuses étapes administratives. Grâce à des outils qui facilitent et automatisent ces formalités, le gestionnaire administratif du personnel assure l'édition et l'élaboration des fiches de paie. Il vérifie aussi les déductions fiscales et cotisations sociales, ainsi que de la mise à jour du dossier du salarié.
La gestion des aspects légaux
La conformité légale de l’administration du personnel demande une attention particulière aux différentes déclarations fiscales mensuelles et annuelles qui doivent être faites. Toutes les données concernant les salariés doivent par exemple respecter les règles RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) afin d'en garantir la confidentialité.
Gestion administrative du personnel ou gestion des ressources humaines : quelles différences ?
Il est facile de mélanger gestion du personnel et gestion des ressources humaines. Les tâches de ces deux postes sont souvent communes, comme l'embauche, la gestion de la paie, des avantages et des cotisations, ainsi que l’encadrement du départ de l’entreprise.
Mais si les domaines d’activité sont souvent liés, la vision, l’objectif et l’approche de ces deux domaines est différente.
- Le responsable de gestion administrative se concentre sur les tâches opérationnelles, l'organisation et la conformité légale. Il veille à ce que les processus soient bien établis, gère les contrats de travail et la paie.
Son rôle est axé sur l'exécution et le suivi des obligations administratives afin de garantir que l’entreprise est conforme aux lois.
- Le responsable des ressources humaines quant à lui adopte une approche plus stratège. Comme son nom l’indique, il considère le collaborateur comme une ressource. Il a pour rôle de favoriser les performances de l'équipe en gérant efficacement chaque collaborateur, en tirant le meilleur de ses capacités et en assurant un environnement de travail sain et productif.
Pourquoi se former à l’administration du personnel ?
L'administration du personnel est un poste stratégique qui permet la bonne gestion entre le personnel d’une entreprise et les différents services administratifs de l'entreprise.
Le gestionnaire administratif du personnel gère la comptabilité, la facturation, le planning et l’organisation. Il veille aussi au respect du Code du travail et des droits des employés. Son rôle est de s’assurer que les formalités et obligations légales de l’entreprise soient remplies de façon claire et accessible.
Si vous occupez ou devez occuper un poste de gestion administrative, vous avez tout intérêt à vous former à cette tâche. Voici les raisons principales des apprenants qui suivent notre formation :
Si vous venez de bénéficier d’une promotion ou d’un nouveau poste
Suite à une formation de comptabilité et gestion, en droit, en commerce ou en ressource humaine, vous pouvez parfaitement accéder à un poste de gestionnaire administratif. Mais aussi complètes soient-elles, les compétences issues de ces formations ne comprennent pas tous le savoir nécessaire afin d'être efficace et productif au poste de gestionnaire administratif.
Quels outils choisir ? Comment mettre en place son tableau de bord selon les équipes à gérer, comment organiser les congés et absences, etc. De nombreux gestionnaires administratifs apprennent “sur le tas”, en se confrontant aux besoins non anticipés de leur poste.
Notre formation permet à nos apprenants d'être directement opérationnels une fois en place, ce qui contribue à augmenter leur productivité et celle de leur entreprise.
Si vous pensez pouvoir être plus performants
Chaque année, de nouveaux outils s’imposent, les techniques de gestion gagnent en simplicité et les processus évoluent et s'adaptent aux nouvelles législations.
Les techniques de gestion peuvent rapidement devenir obsolètes, si elles ne sont pas mises à jour de manière régulière.
Vous savez que vous pouvez être plus performant et améliorer la gestion administrative du personnel de votre entreprise, mais ne savez pas comment faire ?
Vous n'êtes pas seul dans cette situation. Notre formation EFE vous propose un programme complet et qui s'adapte à vos situations. Nos formateurs et intervenants sont également présents pour répondre à vos questions.
Si vous souhaitez mettre à jour vos connaissances des législations
Les lois évoluent continuellement, principalement celles qui encadrent le droit du travail, le droit à la formation ou encore les cotisations et la fiscalité.
La conformité légale de l’entreprise vis-à-vis de son personnel est l’une des missions du gestionnaire administratif. Pour cette raison, la mise à jour de ses connaissances légales doit être une priorité. Le suivi de formations de manière régulière permet de s’assurer que l'entreprise respecte le cadre légal qui lui est imposé.
Les raisons d’opter pour notre formation EFE en administration du personnel
Que ce soit afin d'améliorer les compétences de votre CV ou pour une reconversion professionnelle, EFE vous propose depuis plus de 30 ans et près de 600 formations, en présentiel ou à distance.
Cette marque du groupe Abilways est spécialisée dans la formation professionnelle et l'édition. Plusieurs de nos formations peuvent faire l'objet d'un financement par le CPF ainsi que via les OPCO.
Un apprentissage avec une pédagogie unique
Nos formateurs utilisent des techniques d'apprentissage conçues spécialement afin de faciliter l'assimilation des informations. Nous mettons en place une alternance entre la théorie, les études de cas ainsi que les cas pratiques.
Une formation en ligne et à distance
Bien avant l'essor de la formation en ligne, nous avons compris les contraintes d’une formation présentielle pour les professionnels. Déplacements, coûts d'hébergement, pose de congés, etc. Afin de faciliter le suivi de nos formations, nous avons choisi de miser sur l'apprentissage hybride : en présentiel et à distance.
Notre formation de trois jours “Gérer l'administration du personnel au quotidien” s'inscrit dans ce modèle de formation. Celle-ci peut être suivie en présentiel, à Paris, ou à distance depuis chez vous.