Formation - Assistant(e) : une fonction polyvalente
S’adapter à toutes les facettes du poste pour accompagner efficacement
Véritable pilier de l’organisation, l’assistant(e) assure une mission transversale alliant réactivité, rigueur et sens du service. Cette formation permet de renforcer les compétences clés pour piloter efficacement les tâches administratives, coordonner les actions et contribuer à la performance collective.
- Réaliser un autodiagnostic de vos compétences par rapport à votre mission d'assistant(e)
- Communiquer avec aisance et pratiquer le dialogue constructif
- Synthétiser les prises de parole durant les réunions en tenant compte des enjeux
- Communiquer en étant assertif(ve), savoir dire non et faire des demandes claires
- Hiérarchiser les priorités et vous organiser
- Coordonner les activités transversales
- Anticiper les besoins pour soutenir l’organisation
- Assistant(e)s et secrétaires nouvellement nommé(e)s, ou en poste.
- Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs.
Introduction
Présentation de chacun
- Attentes et objectifs visés de chaque participant
- Présentation du cadre de la formation
- Contextualisation des objectifs et des enjeux
- Emergence des représentations des participants
- Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin
Faire le point sur ses compétences
Clarifier sa mission d'assistant(e) en identifiant les compétences
- Identifier ses savoirs, savoir-faire, savoir-être ("soft skills")
- Prendre conscience de son fonctionnement personnel et de ses besoins
- Définir et poser ses limites
Communiquer, un point clé de la fonction
Autodiagnostic de ses attitudes en communication
- Identifier les règles de la communication interpersonnelle
- Communiquer en tenant compte de l'importance du verbal et du non verbal
- Identifier les obstacles à la communication à l'aide des perceptions
- Pratiquer le dialogue constructif à l'aide de l'écoute active
Collaborer efficacement
Etre garant(e) du cadre et des règles fixées
- Participer à la création d'un climat de confiance au sein de l'entreprise
- Trouver sa place en réunion (avant, pendant, après)
- Développer sa capacité de synthèse pour valoriser les informations essentielles
- Comprendre les enjeux des décisions pour se positionner efficacement en relai
Développer son leadership
Passer du point de vue "problème" au point de vue "solution"
- Analyser et verbaliser les dysfonctionnements visibles de l'organisation
- Faire preuve d'affirmation dans ses prises de décision
- Savoir dire "non"
- Faire des demandes claires et sans exigence
S'organiser et prioriser
Identifier son rapport au temps
- Clarifier ses objectifs pour évaluer, hiérarchiser et prioriser ses activités
- Intégrer l'urgence, les contraintes et les imprévus
- Gérer les interruptions et les sollicitations
- Partager des méthodes de planification
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
Autodiagnostic
- Mises en situation : atelier collectif ou simulations basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
- Cercle de parole : partage d'expérience et de bonnes pratiques
- Co-développement : trouver des solutions personnelles et créatives propres aux situations des participants
- Jeux de rôle et mises en situation : pour mettre en pratique les apports théoriques
- Ecriture : préparer une prise de parole, un plan d'action, un compte-rendu, une to do list...
- Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
- Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes
Synthèse de la session
Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
- Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
- Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
- Bilan oral et évaluation à chaud
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Pédagogie participative mettant l'apprenant au cœur de l'apprentissage. Utilisation de techniques ludo-pédagogiques pour une meilleure appropriation. Ancrage facilité par une évaluation continue des connaissances au moyen d'outils digitaux et/ou de cas pratiques.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.
