Optimiser sa méthode de classement

Formations courtes
Initiation
1 jour - 7 heures
Paris
Les clés pour gérer l'information et l'exploiter efficacement

Face à la quantité croissante d’informations gérées quotidiennement en entreprise, organiser son système de classement papier et/ou électronique est un challenge qui se doit d’être pensé avec méthode, rigueur et dans une esprit de partage. Les bienfaits pour l’entreprise sont nombreux : tranquillité d’esprit, efficacité et meilleure circulation de l’information.

Objectifs

  • Identifier comment optimiser la gestion de la documentation.
  • Développer une méthode de classement physique et virtuelle, fiable et accessible à tous rapidement.
  • Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage.

Pour qui ?

  • Toute personne amenée à classer et à organiser de la documentation en entreprise
  • Toute personne souhaitant optimiser son système de classement

Code DOKELIO : 032006

Prérequis

Être amené à effectuer de l’archivage et du classement dans sa pratique professionnelle.

Programme

Programme de la formation

Le classement : un enjeu de première importance

• Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
• Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur l’entreprise et/ou le service
• Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
• Faire face à la multiplication des documents et des informations
• Identifier les différentes sources des documents
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement

Sécuriser ses informations et ses documents

• Dissocier classement et rangement
• Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
• Choisir les moyens et outils de classement adaptés
Autodiagnostic : son mode de classement actuel
• Harmoniser classement papier et classement virtuel
• Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
• Gérer l’information à l’aide d’hyperliens, y accéder par mots clés
Étude de cas : analyse d'un plan de classement papier et virtuel 

Permettre à tous de s'y retrouver

• Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
• Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
• Le présenter, l’argumenter, le faire valider, le diffuser : papier et/ou réseau
• L’actualiser et le faire vivre
Exercice d'application : communication autour de son plan de classement

Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté

• Adopter un archivage efficace 
• Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
• Organiser l’espace ou la salle des archives
Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participants en matière d'archivage

Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour permettre un classement efficace en situation professionnelle

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Optimiser sa méthode de classement
Ref
8753048
Tarif
845€ HT

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