Assistant-e : optimiser l'utilisation d'Outlook

Formations courtes
Initiation
1 jour - 7 heures
Transformer sa messagerie en un véritable assistant

Un salarié reçoit en moyenne 93 e-mails par jour et en envoie 38. De fait, ce nouveau format a quasiment supplanté le téléphone pour les communications internes. Grâce aux possibilités offertes par la messagerie Outlook, l’assistant-e d’aujourd’hui peut maintenir son niveau d’efficacité et faciliter la gestion commune d’un agenda, de tâches, de transmission d’informations avec son manager.

Objectifs

  • Découvrir le panneau de contrôle d'Outlook.
  • Utiliser à bon escient les outils en matière d'agenda et de gestionnaire de tâches pour faciliter ses missions d'assistant-e..
  • Maîtriser toutes les fonctionnalités de sa messagerie pour optimiser son organisation

Pour qui ?

  • Assistant(e)s
  • Secrétaires
  • Toute personne souhaitant connaître les fonctionnalités d'Outlook pour optimiser son organisation

Code DOKELIO : 53743

Prérequis

Utiliser régulièrement la messagerie Outlook dans son activité professionnelle.

Programme

Programme de la formation

Découvrir le panneau de contrôle

• Avoir une vue d’ensemble de son système de gestion intégré

• Personnaliser l’affichage des différents modules

• Paramétrer les options et les favoris

Gagner du temps avec sa messagerie

• L’e-mail comme outil de communication

• Optimiser son organisation sur Outlook pour gagner du temps à l'usage

• Utiliser la signature automatique

• Intégrer les pièces jointes : créer des raccourcis dans ses arborescences

• Connaître les formats de compression

• Réviser en ligne un document : le suivi des modifications

• Filtrer les indésirables pour ne pas polluer inutilement sa boîte

• Traiter, trier, jeter, organiser ses e-mails

• Classer et archiver par tri automatique

• Mettre en place le gestionnaire d’absence

Exercice d'application : création d'une architecture de classement et de règles de tri automatique, impression automatique de certains e-mails ciblés

Faciliter son quotidien avec les fonctionnalités agenda, gestionnaire de tâches et carnet d’adresses

• Créer des rendez-vous et gérer leurs modifications

• Organiser des réunions

• Planifier des éléments périodiques

• Mettre en place des catégories de planification et d’action

• Transformer un e-mail en tâche ou en rendez-vous

• Organiser et suivre ses tâches

• Mettre en place des rappels automatiques

• Respecter les délais de réalisation et assurer le suivi

• Créer des dossiers partagés

• Mettre à disposition des ressources communes

Exercice d'application : organisation de tâches suivies et d'événements

 

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Ref
8854209
Tarif
845€ HT

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