Améliorer son efficacité avec Outlook

Formations courtes
Initiation
1 jour - 7 heures
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Gagner du temps avec sa messagerie

Aujourd’hui, la messagerie électronique est devenue un élément incontournable de la communication en entreprise. Un salarié passe en moyenne deux heures par jour sur son outil de messagerie. Grâce aux possibilités offertes par Outlook, tout professionnel peut améliorer son efficacité et faciliter la transmission d’informations avec tous ses contacts.

Objectifs

  • Déterminer des règles efficaces et non chronophages de gestion des e-mails.
  • Organiser sa messagerie pour gérer la surcharge d'informations.
  • Maîtriser les fonctionnalités de sa boîte Outlook pour gagner du temps.

Pour qui ?

Toute personne souhaitant mettre à profit Outlook pour optimiser la gestion de son temps.

Prérequis

Utiliser régulièrement la messagerie Outlook dans son activité professionnelle.

Homologations

Programme

Programme de la formation

Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps

• Gagner du temps par la maîtrise de l’interface d’Outlook

• Utiliser les outils intégrés pour simplifier son organisation

• Faciliter l’accès aux informations importantes

• Organiser son carnet d’adresses avec  les groupes de contacts

• Synchroniser son smartphone avec l'agenda, la liste de contacts...

• Utiliser efficacement les raccourcis clavier

Mise en situation : configuration de son interface Outlook

Faire de sa messagerie un rempart contre la surcharge d'informations

• Filtrer les messages indésirables pour ne pas polluer sa messagerie

• Créer des réponses types

• Signaler les e-mails importants

• S'imposer des règles de lecture et de réponse aux e-mails
Exercice d'application :  gestion des messages indésirables

Organiser son temps et prioriser ses tâches

• Avoir une vision globale de sa journée de travail avec Outlook aujourd’hui

• Gérer son emploi du temps grâce au calendrier

• Partager son calendrier et celui de ses collaborateurs

• Créer une tâche, un rappel à partir d'un e-mail

• Planifier rapidement des réunions et inviter les participants

• Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre

• Mettre en place des bonnes pratiques dans l’utilisation des tâches

Exercice d'application : organisation de réunions, gestion des rappels

Établir des règles de classement et d'archivage en fonction de ses missions et de son poste

Partage d'expériences : les participants échangent sur leurs habitudes de classement

• Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d’archivage

• Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique
• Identifier les e-mails " répétitifs " et créer des réponses automatiques

• Organiser son interface en fonction de ses rôles et missions quotidiens

• Rechercher un message dans ses dossiers

Exercice d'application : classement de ses messages, imagination d'un système de tri et d’archivage adapté

 

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Ref
8753254
Tarif
845€ HT
675€ TTC

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