Les entreprises, pour de multiples raisons, privilégient les assistanats multiples. L'assistante doit alors jongler avec des personnalités différentes, des domaines de compétences variés et des impératifs qui entrent parfois en concurrence. Si la diplomatie est indispensable, il existe aussi des outils et des compétences qu'il est possible de développer pour gagner en efficacité.
Le quotidien d'une assistante est fait d'une multiplicité de tâches qu'il lui faut faire le plus rapidement possible tout en étant rigoureuse. Ne pas se laisser déborder par la pression, savoir s'organiser et gérer son temps sont des compétences clés qui permettent la mise en place d'une collaboration efficace avec son responsable hiérarchique.
S'affirmer pour prévenir de potentiels conflits et agir avec diplomatie font partie des compétences utiles à toute assistante. S'inscrire dans une communication de confiance, faire partager ses idées et avoir conscience de ses atouts sont des gages de qualité. La collaboration alors mise en place est propice à une efficacité optimale.
Le métier d'assistant(e) est stratégique dans une entreprise. Pierres angulaires au sein de leur service, ils/elles doivent être polyvalentes et maîtriser de nombreuses compétences. Pour exceller dans ce poste, il est donc nécessaire d'avoir une idée précise de ses missions mais également de s'autoriser à prendre de la hauteur en se positionnant comme partenaire privilégié et en affirmant sa place dans l'équipe.
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Le métier d'assistant-e de direction est complexe. Dans les entreprises actuelles, il est la pierre angulaire de tout un service et ses tâches sont nombreuses. Les compétences à développer sont multiples : sens de l'organisation, facilité à communiquer, esprit d'analyse, de synthèse et d'équipe... Se former sur ces compétences permet une meilleure prise en main du poste et une performance accrue.
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Un salarié reçoit en moyenne 93 e-mails par jour et en envoie 38. De fait, ce nouveau format a quasiment supplanté le téléphone pour les communications internes. Grâce aux possibilités offertes par la messagerie Outlook, l'assistante d'aujourd'hui peut maintenir son niveau d'efficacité et faciliter la gestion commune d'un agenda, de tâches, de transmission d'informations avec son manager.
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En tant que bras droit d'un manager, l'assistante doit parfois prendre en charge le suivi de l'activité de l'entité. Comprendre les enjeux du reporting, construire des tableaux de bord répondant aux besoins du service, choisir les informations et les indicateurs clés permettent à l'assistante d'élaborer des outils d'aide à la décision performants et de, potentiellement, les présenter en réunion de façon attractive.