Optimiser sa méthode de classement

Formations courtes
Initiation
1 jour (7 heures)
Paris
Les clés pour gérer l'information et l'exploiter efficacement
Face à la quantité croissante d’informations gérées quotidiennement en entreprise, organiser son système de classement papier et/ou électronique est un challenge qui se doit d’être pensé avec méthode, rigueur et dans une esprit de partage. Les bienfaits pour l’entreprise sont nombreux : tranquillité d’esprit, efficacité et meilleure circulation de l’information.

Objectifs

· Identifier comment optimiser la gestion de la documentation
· Développer une méthode de classement physique et virtuelle, fiable et accessible à tous rapidement
· Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage

Pour qui ?

· Toute personne amenée à classer et à organiser de la documentation en entreprise · Toute personne souhaitant optimiser son système de classement


Code dokélio : 032006

Prérequis

Être amené à effectuer de l'archivage et du classement dans sa pratique professionnelle.



Compétences acquises:
Utiliser une méthode de classement simple, efficace et profitable à tous

Programme

MOD - Optimiser sa méthode de classement

Quiz amont : pour tester son niveau de connaissances

Le classement : un enjeu de première importance

• Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
• Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur l'entreprise et/ou le service
• Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
• Faire face à la multiplication des documents et des informations
• Identifier les différentes sources des documents
Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement

Sécuriser ses informations et ses documents

• Dissocier classement et rangement
• Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
• Choisir les moyens et outils de classement adaptés
Autodiagnostic : son mode de classement actuel
• Harmoniser classement papier et classement virtuel
• Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
• Gérer l'information à l'aide d'hyperliens, y accéder par mots clés
Étude de cas : analyse d'un plan de classement papier et virtuel 

Permettre à tous de s'y retrouver

• Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
• Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
• Le présenter, l'argumenter, le faire valider, le diffuser : papier et/ou réseau
• L'actualiser et le faire vivre
Exercice d'application : communication autour de son plan de classement

Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté

• Adopter un archivage efficace 
• Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
• Organiser l'espace ou la salle des archives
Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participants en matière d'archivage
Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en oeuvre pour permettre un classement efficace en situation professionnelle


Quiz aval : pour valider les acquis de la formation et formaliser sa progression

S'inscrire en ligne

Optimiser sa méthode de classement
Ref
8953048
Tarif
850€ HT

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Le choix de la session vous sera demandé lors de votre inscription.

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