Assistant-e : optimiser l'utilisation d'Outlook

Formations courtes
Initiation
1 jour (7 heures)
Paris
Transformer sa messagerie en un véritable assistant
Un salarié reçoit en moyenne 93 e-mails par jour et en envoie 38. De fait, ce nouveau format a quasiment supplanté le téléphone pour les communications internes. Grâce aux possibilités offertes par la messagerie Outlook, l’assistant-e d’aujourd’hui peut maintenir son niveau d’efficacité et faciliter la gestion commune d’un agenda, de tâches, de transmission d’informations avec son manager.

Objectifs

Découvrir le panneau de contrôle d'Outlook
Utiliser à bon escient les outils en matière d'agenda et de gestionnaire de tâches pour faciliter ses missions d'assistant-e
Maîtriser toutes les fonctionnalités de sa messagerie pour optimiser son organisation

Pour qui ?

Assistant(e)s Secrétaires Toute personne souhaitant connaître les fonctionnalités d'Outlook pour optimiser son organisation


Code dokélio : 53743

Prérequis

Utiliser régulièrement la messagerie Outlook dans son activité professionnelle.



Compétences acquises:
Optimiser l'utilisation d'Outlook pour améliorer son organisation, optimiser sa gestion du temps et atteindre ses objectifs

Programme

MOD - Assistant-e : optimiser l'utilisation d'Outlook

Quiz amont : pour tester son niveau de connaissances

Découvrir le panneau de contrôle

• Avoir une vue d'ensemble de son système de gestion intégré
• Personnaliser l'affichage des différents modules
• Paramétrer les options et les favoris

Gagner du temps avec sa messagerie

• L'e-mail comme outil de communication
• Optimiser son organisation sur Outlook pour gagner du temps à l'usage
• Utiliser la signature automatique
• Intégrer les pièces jointes : créer des raccourcis dans ses arborescences
• Connaître les formats de compression
• Réviser en ligne un document : le suivi des modifications
• Filtrer les indésirables pour ne pas polluer inutilement sa boîte
• Traiter, trier, jeter, organiser ses e-mails
• Classer et archiver par tri automatique
• Mettre en place le gestionnaire d'absence
Exercice d'application : création d'une architecture de classement et de règles de tri automatique, impression automatique de certains e-mails ciblés

Faciliter son quotidien avec les fonctionnalités agenda, gestionnaire de tâches et carnet d'adresses

• Créer des rendez-vous et gérer leurs modifications
• Organiser des réunions
• Planifier des éléments périodiques
• Mettre en place des catégories de planification et d'action
• Transformer un e-mail en tâche ou en rendez-vous
• Organiser et suivre ses tâches
• Mettre en place des rappels automatiques
• Respecter les délais de réalisation et assurer le suivi
• Créer des dossiers partagés
• Mettre à disposition des ressources communes
Exercice d'application : organisation de tâches suivies et d'événements

 


Quiz aval : pour valider les acquis de la formation et formaliser sa progression

S'inscrire en ligne

Assistant-e : optimiser l'utilisation d'Outlook
Ref
8954209
Tarif
850€ HT

Prochaines sessions

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Paris
Prochaines sessions
28 mars 2019
28-03-2019
28-03-2019
25 juin 2019
25-06-2019
25-06-2019
15 oct. 2019
15-10-2019
15-10-2019