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     Assistantes - Secrétaires

Office Manager

Cycle long

Code : 8754293

8 jours - 57 heures

Tarif : 4495 € HT

Tarif pour les particuliers :
3595 € TTC

Option certificat EFE : 590€ HT

Repas inclus

Paris

 

Maîtriser les outils et méthodes nécessaires à la réussite de ses missions

certifications

Le métier d'Office Manager, très polyvalent, a tout pour séduire mais est aussi particulièrement exigeant. Il demande de nombreuses compétences, tant de gestionnaire que de manager, et des talents certains de communicant. Développer ses savoir-faire et savoir-être en la matière sont le plus sûr moyen de réussir dans sa fonction.

Animateur(s)

Odile BOUVINET - OBLANCE

 

Objectifs pédagogiques

  • Prendre pleinement conscience de son rôle de manager.
  • Clarifier son rôle et ses missions d'Office Manager.
  • Développer ses compétences en comptabilité, gestion et ressources humaines.

 

Compétences acquises

À l'issue de cette formation, vous serez en mesure de remplir vos fonctions d'Office Manager efficacement et, ainsi, d'être un levier de performance pour votre entreprise.

Module 1 : Clarifier son rôle et ses missions pour faciliter la communication

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MODULE 1 - Clarifier son rôle et ses missions pour faciliter la communication

Objectifs

• Clarifier son rôle et ses missions d'Office Manager.

• Développer ses compétences de communicant.

• Mettre son intelligence relationnelle au service de l'entité.

Situer les missions de l’Office Manager

• Définir ses rôles, ses missions
• Analyser les clés de réussite de la fonction
• Cerner les enjeux et attentes de l'entreprise vis-à-vis de l'Office Manager

Exercice d'application : différences entre un(e) Office Manager et un(e) Assistant(e) de direction

Jouer son rôle d’interface de la communication

• Pratiquer l’écoute active et identifier son mode de communication préférentiel
• Adapter son mode de communication aux interlocuteurs
• S’exercer à la synchronisation pour négocier

Mise en situation : mode de transmission du message selon son interlocuteur

Être acteur du climat relationnel de l’entité

• Identifier ce qui favorise un bon climat
• Étudier la mise en œuvre de ces bonnes pratiques dans l’entreprise              
• Évaluer son impact personnel sur le climat relationnel

• Gérer les situations difficiles
• Gérer les tensions et les situations difficiles
• Connaître ses émotions, apprendre à les gérer et à les exprimer
• Faire face à l’émotion d’un collègue

Exercice d'application : gestion d'une situation tendue interne à l'équipe

Gérer son stress efficacement

• Définir le stress et ses mécanismes
• Identifier ses stresseurs
• Lever ses contradictions internes
• Gérer son capital bien être

Exercice d'application : entraînement à la relaxation rapide


Module 2 : Développer ses compétences de gestionnaire

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MODULE 2 - Développer ses compétences de gestionnaire

Objectifs

• Acquérir des bases solides en comptabilité et gestion.

• Pouvoir gérer le personnel, du recrutement à la gestion des compétences.

Maîtriser l'essentiel de la comptabilité

• Comprendre le rôle et le fonctionnement de la comptabilité
• Assimiler le vocabulaire de base
• Cerner les grands principes
• Organiser une comptabilité dans le respect des règles comptables et fiscales

• Maîtriser le fonctionnement du bilan et du compte de résultat

• Lire un compte de résultat
• Présenter et analyser le bilan poste par poste
Étude de cas : analyse d'un compte de résultat, d'un bilan et étude de quelques ratios types 

Accroître ses compétences en gestion

Assimiler les principes de gestion des entreprises

• Faire un contrôle de gestion : outils et méthodes

• Comprendre le fonctionnement des charges

• Fixer le seuil de rentabilité

• Analyser les données de gestion

Exercice d'application : définition des outils permettant aux participants de faire leur contrôle de gestion
Participer à la mise en place du budget et du suivi budgétaire
• Construire un budget de trésorerie, d'exploitation
• Choisir les indicateurs de ses tableaux de bord
• Mettre en place son tableau de bord
Exercice d'application : sélection d'indicateurs pour un tableau de bord mis en place par les participants

Gérer le personnel au quotidien

• Acquérir les bases de droit du travail
• Recruter et accueillir les nouveaux salariés
• Rédiger une fiche de poste et la diffuser
• Sélectionner des candidatures et mener l'entretien de recrutement

Exercice d'application : simulation d'un entretien de recrutement

• Établir un contrat de travail
• Gérer le temps de travail et la formation des salariés

Exercice d'application : suivi de la formation des salariés


Module 3 : Mettre en place un système d'organisation performant

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MODULE 3 - Mettre en place un système d'organisation performant

Objectifs

• Analyser son rapport au temps et sa journée type.

• Découvrir et utiliser des outils de gestion du temps efficaces.

• Gérer le flux d'informations et de sollicitations.

Comprendre sa relation au temps et analyser son organisation

• Les principaux obstacles à une bonne gestion du temps
• Observer la répartition temps sur sa journée de travail
• Faire un diagnostic de son organisation
• Repérer les freins à une bonne organisation
• Identifier ses voleurs de temps et faire face aux interruptions

Partage d'expériences : sur la perception qu'ont les participants d'une journée de travail

Mettre en place une stratégie temps pour mieux se préserver

Autodiagnostic : de ses tâches importantes et urgentes

• Prioriser ses tâches, distinguer urgent et important
• Estimer la durée d’une tâche
• Prévoir les imprévus
• Planifier et s’organiser
• Savoir dire non avec diplomatie

Exercice d'application : formulation d'un non à une sollicitation 

Utiliser des outils de maîtrise du temps et de gestion de l'information pertinents

• Faire le lien entre gestion du temps et gestion du stress
• Fixer ses objectifs et ses priorités
• Identifier les actions à forte valeur ajoutée
• Intégrer l'impact des nouvelles technologies dans sa gestion du temps
• Gérer ses e-mails
Mise en situation : règles d'utilisatin de sa boîte mail 


Module 4 : Prendre ses fonctions de manager

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MODULE 4 - Prendre ses fonctions de manager

Objectifs

• Définir son champ d'actions en tant que manager.

• Se connaître en tant que manager.

• Favoriser la montée en compétences de ses collaborateurs.

Clarifier ses rôles et responsabilités de manager

• Définir les attentes de sa hiérarchie vis-à-vis de ses responsabilités de manager

• Identifier ses freins personnels et organisationnels
• Prendre une posture de manager
Exercice d'application : définition de son champ d'actions en tant que manager

Adapter son style de management à ses collaborateurs

• Identifier les différents types de management
• Repérer son style préférentiel de management

• S'approprier les principes du management individualisé

Mise en situation : transmission d'une consigne efficace selon le type d'interlocuteur

Développer l’autonomie et la motivation de ses collaborateurs

• Organiser l’activité et rédiger des objectifs clairs

• Oser déléguer en mettant en place des indicateurs de suivi pertinents

• Identifier les leviers de la motivation

• Distinguer les « outils » de la motivation
Exercice d'application : définition d'objectifs et d'indicateurs permettant l'autonomie d'un collaborateur

Gérer des situations difficiles

• Anticiper et gérer les conflits
• Mettre en place une communication efficace en situation tendue

• Être orienté solution dans son approche du conflit
• Pratiquer l'écoute active et la reformulation pour sortir du conflit

Mise en situation : gestion d'un conflit entre deux collaborateurs

 



Public concerné

  • Assistant(e)s ou secrétaires souhaitant évoluer vers  une fonction d'Office Manager
  • Offices Managesr venant d'entrer en fonction

 

Prérequis

Prendre des fonctions d'Office Manager.


Blended learning
  • e-évaluation amont
  • formation présentielle
  • exercices d’intersession
  • module e-learning
  • e-évaluation aval
  • classe virtuelle
  • * classe virtuelle d'1h de 14h30 à 15h30 (convocation à 14h00)
  • module elearning complémentaire
  • communauté d’apprenants

Homologation(s)

 
Contact - tél : 01 44 09 25 08
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