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     Assistantes - Secrétaires

Office Manager - Cycle Certifiant

Formation catalogue

Code : 8654293

8 jours - 56 heures

Tarif : 4195 € HT

Tarif pour les particuliers :
3355 € TTC

Repas inclus

 

Le métier d'Office Manager, très polyvalent, a tout pour séduire mais est aussi particulièrement exigeant. Il demande de nombreuses compétences, tant de gestionnaire que de manager, et des talents certains de communicant. Développer ses savoir-faire et savoir-être en la matière sont le plus sûr moyen de réussir dans sa fonction.

 

Objectifs pédagogiques

  • Clarifier son rôle et ses missions d'Office Manager.
  • Développer ses compétences en comptabilité, gestion et ressources humaines.
  • Prendre pleinement conscience de son rôle de manager.

 

Compétences acquises

À l'issue de cette formation, vous serez en mesure de remplir vos fonctions d'Office Manager efficacement et, ainsi, d'être un levier de performance pour votre entreprise.

Clarifier son rôle et ses missions pour faciliter la communication

MODULE 1 - Clarifier son rôle et ses missions pour faciliter la communication

Objectifs

• Clarifier son rôle et ses missions d'Office Manager.

• Développer ses compétences de communicant.

• Mettre son intelligence relationnelle au service de l'entité.

Situer les missions de l’Office Manager

• Définir ses rôles, ses missions
• Analyser les clés de réussite de la fonction
• Cerner les enjeux et attentes de l'entreprise vis-à-vis de l'Office Manager

Exercice d'application : différences entre un(e) Office Manager et un(e) Assistant(e) de direction

Jouer son rôle d’interface de la communication

• Pratiquer l’écoute active et identifier son mode de communication préférentiel
• Adapter son mode de communication aux interlocuteurs
• S’exercer à la synchronisation pour négocier

Mise en situation : mode de transmission du message selon son interlocuteur

Être acteur du climat relationnel de l’entité

• Identifier ce qui favorise un bon climat
• Étudier la mise en œuvre de ces bonnes pratiques dans l’entreprise              
• Évaluer son impact personnel sur le climat relationnel

• Gérer les situations difficiles
• Gérer les tensions et les situations difficiles
• Connaître ses émotions, apprendre à les gérer et à les exprimer
• Faire face à l’émotion d’un collègue

Exercice d'application : gestion d'une situation tendue interne à l'équipe

Gérer son stress efficacement

• Définir le stress et ses mécanismes
• Identifier ses stresseurs
• Lever ses contradictions internes
• Gérer son capital bien être

Exercice d'application : entraînement à la relaxation rapide


Développer ses compétences de gestionnaire

MODULE 2 - Développer ses compétences de gestionnaire

Objectifs

• Acquérir des bases solides en comptabilité et gestion.

• Pouvoir gérer le personnel, du recrutement à la gestion des compétences.

Maîtriser l'essentiel de la comptabilité

• Comprendre le rôle et le fonctionnement de la comptabilité
• Assimiler le vocabulaire de base
• Cerner les grands principes
• Organiser une comptabilité dans le respect des règles comptables et fiscales

• Maîtriser le fonctionnement du bilan et du compte de résultat

• Lire un compte de résultat
• Présenter et analyser le bilan poste par poste
Étude de cas : analyse d'un compte de résultat, d'un bilan et étude de quelques ratios types 

Accroître ses compétences en gestion

Assimiler les principes de gestion des entreprises

• Faire un contrôle de gestion : outils et méthodes

• Comprendre le fonctionnement des charges

• Fixer le seuil de rentabilité

• Analyser les données de gestion

Exercice d'application : définition des outils permettant aux participants de faire leur contrôle de gestion
Participer à la mise en place du budget et du suivi budgétaire
• Construire un budget de trésorerie, d'exploitation
• Choisir les indicateurs de ses tableaux de bord
• Mettre en place son tableau de bord
Exercice d'application : sélection d'indicateurs pour un tableau de bord mis en place par les participants

Gérer le personnel au quotidien

• Acquérir les bases de droit du travail
• Recruter et accueillir les nouveaux salariés
• Rédiger une fiche de poste et la diffuser
• Sélectionner des candidatures et mener l'entretien de recrutement

Exercice d'application : simulation d'un entretien de recrutement

• Établir un contrat de travail
• Gérer le temps de travail et la formation des salariés

Exercice d'application : suivi de la formation des salariés


Mettre en place un système d'organisation performant

MODULE 3 - Mettre en place un système d'organisation performant

Objectifs

• Analyser son rapport au temps et sa journée type.

• Découvrir et utiliser des outils de gestion du temps efficaces.

• Gérer le flux d'informations et de sollicitations.

Comprendre sa relation au temps et analyser son organisation

• Les principaux obstacles à une bonne gestion du temps
• Observer la répartition temps sur sa journée de travail
• Faire un diagnostic de son organisation
• Repérer les freins à une bonne organisation
• Identifier ses voleurs de temps et faire face aux interruptions

Partage d'expériences : sur la perception qu'ont les participants d'une journée de travail

Mettre en place une stratégie temps pour mieux se préserver

Autodiagnostic : de ses tâches importantes et urgentes

• Prioriser ses tâches, distinguer urgent et important
• Estimer la durée d’une tâche
• Prévoir les imprévus
• Planifier et s’organiser
• Savoir dire non avec diplomatie

Exercice d'application : formulation d'un non à une sollicitation 

Utiliser des outils de maîtrise du temps et de gestion de l'information pertinents

• Faire le lien entre gestion du temps et gestion du stress
• Fixer ses objectifs et ses priorités
• Identifier les actions à forte valeur ajoutée
• Intégrer l'impact des nouvelles technologies dans sa gestion du temps
• Gérer ses e-mails
Mise en situation : règles d'utilisatin de sa boîte mail 


Prendre ses fonctions de manager

MODULE 4 - Prendre ses fonctions de manager

Objectifs

• Définir son champ d'actions en tant que manager.

• Se connaître en tant que manager.

• Favoriser la montée en compétences de ses collaborateurs.

Clarifier ses rôles et responsabilités de manager

• Définir les attentes de sa hiérarchie vis-à-vis de ses responsabilités de manager

• Identifier ses freins personnels et organisationnels
• Prendre une posture de manager
Exercice d'application : définition de son champ d'actions en tant que manager

Adapter son style de management à ses collaborateurs

• Identifier les différents types de management
• Repérer son style préférentiel de management

• S'approprier les principes du management individualisé

Mise en situation : transmission d'une consigne efficace selon le type d'interlocuteur

Développer l’autonomie et la motivation de ses collaborateurs

• Organiser l’activité et rédiger des objectifs clairs

• Oser déléguer en mettant en place des indicateurs de suivi pertinents

• Identifier les leviers de la motivation

• Distinguer les « outils » de la motivation
Exercice d'application : définition d'objectifs et d'indicateurs permettant l'autonomie d'un collaborateur

Gérer des situations difficiles

• Anticiper et gérer les conflits
• Mettre en place une communication efficace en situation tendue

• Être orienté solution dans son approche du conflit
• Pratiquer l'écoute active et la reformulation pour sortir du conflit

Mise en situation : gestion d'un conflit entre deux collaborateurs

 



Public concerné

  • Assistant(e)s ou secrétaires souhaitant évoluer vers  une fonction d'Office Manager
  • Offices Managers venant d'entrer en fonction

 

Prérequis

Prendre des fonctions d'Office Manager.


Blended learning
  • e-évaluation amont
  • formation présentielle
  • exercices d’intersession
  • module e-learning
  • e-évaluation aval
  • classe virtuelle
  • module elearning complémentaire
  • communauté d’apprenants

Sessions

 
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