Préparer une réunion à distance

Préparer précisément sa réunion

• Préparer de manière plus précise ses réunions pour maintenir les avantages de la distance

• Délimiter le sujet : ordre du jour, contenu, périmètre

• Identifier clairement les objectifs et les actions à entreprendre

Préparer son équipe et se préparer soi-même

• Préparer son équipe : durée, participants, objectifs et résultat attendu

• Envoyer aux participants un ordre du jour précis, les informations et la documentation nécessaires

• S’assurer que les participants remettent leurs contributions en amont de la réunion

• Réserver les équipements et communiquer sur le mode d’emploi

Exercice d’application : préparation d’un ordre du jour et rédaction de l'e-mail de confirmation

Animer sa réunion à distance

Le rôle de l’animateur

• Être vigilant aux modalités de la réunion

• Organiser le travail du groupe et aider les participants à être productifs

• Limiter et réguler la discussion

• Établir des règles pour plus faciliter la concentration des participants

Structurer sa réunion

• Rappeler l’objectif, l’ordre du jour et les contributions attendues de chacun

• Présenter tous les participants et lancer un tour de table

• Faire respecter les règles d’écoute mutuelle et de respect du temps de parole

• Favoriser la prise de parole de tous, synthétiser les propos et rebondir

Les règles spécifiques pour une réunion à distance réussie

• Utiliser les formules introductives et conclusives

• Favoriser le travail collaboratif

• Définir des outils de travail et de partage de l’information

• Rédiger un compte-rendu accepté par tous et suivre les actions à mener

Mise en situation : sur l’ouverture et la conclusion d’une réunion à distance

Les différents types de réunions à distance

Animer une audioconférence

• Identifier les contraintes ou difficultés particulières pour l’animateur, pour les participants

• Développer ses capacités d’écoute et faire de sa voix un outil efficace

Exercice d’application : travail sur la voix, décodage des émotions et des sentiments

Animer une visioconférence

• Travailler sur le regard et la communication non-verbale

Exercice d’application : travail sur les expressions du visage et la communication non verbale en visioconférence

Plan d'action personnel : formalisation de ses axes de progression

Just Learning - Classe virtuelle : à l'issue de la formation, une classe virtuelle permet d'appliquer les bonnes pratiques

Paris

• » 4 et 5 juin 2012

   

• » 27 et 28 août 2012

   

• » 8 et 9 octobre 2012

   

• » 6 et 7 décembre 2012