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     Assistantes - Secrétaires

Les 7 outils de l'assistant(e) efficace

Formation catalogue

Code : 8654042

2 jours - 14 heures

Tarif : 1260 € HT

Repas inclus

 

Gagner en efficacité et en maîtrise de son poste

Le métier d’assistant-e est stratégique dans une entreprise. Pierres angulaires au sein de leur service, ils/elles doivent être polyvalent-e-s, maîtriser leur communication, s’organiser face à de multiples tâches et anticiper les besoins de leurs interlocuteurs. Ils/elles doivent donc maîtriser les enjeux de ce métier et appréhender les outils qui permettent une organisation optimale.

 

Objectifs pédagogiques

  • Acquérir les compétences indispensables pour exercer le métier d'assistant-e.
  • Améliorer la qualité du service fourni aux différents interlocuteurs au sein et en dehors de l'entreprise.
  • Optimiser son efficacité professionnelle par la maîtrise des outils et méthodes de travail.

 

Compétences acquises

À l'issue de cette formation, vous maîtriserez les missions d'un-e assistant-e et saurez vous mettre au service de vos interlocuteurs en optimisant votre efficacité professionnelle.

Élaborer sa définition de fonction

Outil 1 : le support "définition de sa fonction"

• Clarifier la finalité de son poste

• Délimiter ses marges de manœuvre et ses limites de responsabilité
• Valoriser ses missions spécifiques

Exercice d'application : élaboration du support " définition de fonction "

Partage d'expériences : l'évolution du métier et des missions de l'assistant-e

Intégrer la culture d’entreprise et la culture " client "

Outil 2 : document interne décrivant les valeurs et missions de l'entreprise

• Connaître son entreprise et la présenter avec justesse

• Véhiculer ses valeurs, les respecter et les faire respecter

• Rester en cohérence : image personnelle/image entreprise
Partage d'expériences : l’utilité de bien connaitre son entreprise

Se présenter et faire connaître ses contributions utiles

Outil 3 : techniques de valorisation de soi

• Présenter son métier comme un métier à part entière

• Valoriser ses compétences et les rendre utiles aux autres
Jeux de rôles : techniques de présentation, exposé de ses missions…
Partage d'expériences : le positionnement de l’assistant-e dans l’équipe

Identifier les attentes et les besoins réciproques

• Se positionner dans le tryptique " assistant-e / manager / équipe "

• Identifier les attentes de son manager et de l'équipe

• Exprimer ses besoins
• Apporter une valeur ajoutée aux différentes missions

Outil 4 : le contrat de collaboration

Exercice d'application : création d’un contrat de collaboration
Partage d'expériences : les différents modes de fonctionnement

Agir pour mieux informer et s’informer

Outil 5 : techniques de communication efficaces en entreprise

• Faciliter la circulation de l'information

• Mieux présenter ses idées en allant à l’essentiel
• Se créer un réseau d’information

Exercice d'application : autour des outils d’information

S’organiser autour d’un plan de journée

Outil 6 : le plan de journée

• Développer son aptitude à prévenir et à anticiper
• Hiérarchiser ses priorités et réduire les risques en planifiant

Autodiagnostic : plan de journée, suivi des actions, rétroplanning
Exercice d'application : suivi des action, élaboration d'un rétroplanning

Optimiser sa communication relationnelle et développer son assertivité

Outil 7 : techniques d'affirmation de soi

• Découvrir et utiliser les clés d’une communication efficace

• Identifier les différentes personnalités pour mieux s’y adapter

• S'affirmer au quotidien : accueillir les critiques et les remarques positivement

Jeux de rôles : affirmation de soi
Partage d'expériences : modes de communication et son style relationnel



Public concerné

  • Secrétaires amené-e-s à évoluer vers une fonction d'assistant-assistante
  • Assistant-e-s souhaitant répondre aux nouvelles exigences du métier

 

Prérequis

Vouloir monter en puissance dans la maîtrise de son poste.


Sessions

Retrouvez les commentaires de nos participants

Je pense que cette formaion devrai être faite par n'importe qu'elle assistante car elle permet de remettre les choses en perspectives et moins se dévaloriser.
Sophie M.
ROTHSCHILD HDF INVESTMENT SOLUTIONS
Formation très enrichissante humainement et professionnellement parlant car basée sur la partage de situations, de ressentis et d'expériences. Intervenant très à l'écoute, plan de formation judicieux, exemples et exercices bien choisis.
Amelie L.
EFE CURSUS
 
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