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     Assistantes - Secrétaires

Devenir assistant(e)

Formation catalogue

Code : 8654271

4 jours - 28 heures

Tarif : 2095 € HT

Repas inclus

 

Cycle long pour maîtriser les bases du métier d'assistant(e)

Depuis quelques années, le métier d'assistant(e) a connu de nombreux changements. De plus en plus pierre angulaire de l'équipe et interlocuteur privilégié de son manager, l'assistant(e) doit développer de grandes qualités, tant organisationnelles que relationnelles pour assurer ses missions tout en protégeant son poste des demandes intempestives.

 

Objectifs pédagogiques

  • Avoir une idée précise de ses missions.
  • Acquérir outils et méthodes pour gagner en efficacité et organisation.
  • Développer ses qualités relationnelles.

 

Compétences acquises

À l'issue de cette formation, vous serez en mesure d'assister efficacement votre manager en maîtrisant les différents aspects de votre poste.

Comprendre son rôle et s'affirmer dans son poste

MODULE 1 - Comprendre son rôle et s'affirmer dans son poste

Situer la mission de l'assistant(e)

• Définir son rôle, ses missions

• Délimiter ses marges de manoeuvre et ses limites de responsabilité

• Prendre sa place au sein de l'équipe

Autodiagnostic : les compétences utiles au métier d'assistan(e)

Accompagner son manager dans l’exercice de ses différentes fonctions

• Bien comprendre les rôles du manager
• Identifier sa plus-value dans chacun de ces rôles
• Travailler en binôme avec le manager
• Poser les conditions d’une collaboration réussie
• Anticiper les besoins du manager

Exercice d'application : analyse du style de management de son N+1

S'affirmer dans son rôle

• Comprendre le mode de fonctionnement du manager et de ses collègues
• Se positionner clairement
• Utiliser les techniques verbales et non verbales pour servir sa communication
Jeu de rôles : formulation d'un refus, émission et réception d'une critique
• Développer assurance et confiance en soi
Mise en situation : identification des leviers de la confiance en soi et application à une situation réelle


Gagner en efficacité dans sa communication et son organisation

MODULE 2 - Gagner en efficacité dans sa communication et son organisation

Communiquer efficacement en toute situation

Connaître les techniques de communication interpersonnelle

• Lever les freins à une écoute de qualité
• Décoder le langage verbal et non verbal
• S’adapter à différents niveaux d’interlocuteurs
Mise en situation : adaptation de son comportement aux interlocuteurs difficiles : bavard, mécontent, agressif
Faire face aux tensions
• Gérer les personnalités et les situations difficiles
• Garder la maîtrise de la situation
• Identifier les sources potentielles de conflits
Mise en situation : utilisation du DESC pour sortir du blocage en cas de conflit

Mettre en place un système d'organisation pertinent

Organiser et gérer son temps

Autodiagnostic : sa gestion du temps
• Comprendre sa façon personnelle d'appréhender le temps
• Identifier ses sources d'inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles
Exercice d'application : identification des " voleurs de temps " venant de soi et des autres

Faire face à l'abondance de l'information
• Gérer sa boîte e-mail avec efficacité
• Distinguer le " pour action " du " pour info "
• Conserver et retrouver l'information
• Classer avec pertinence et archiver avec méthode
Exercice d'application : bases de classement et d'archivage

Aller à l'essentiel : arbitrer les priorités
• Distinguer l'urgent de l'important
Exercice d'application : classement de ses tâches à partir de la matrice d’Eisenhower

• Adopter les bons outils et les bons réflexes
• Maîtriser l'art d'une planification efficace
• Rester flexible pour intégrer les imprévus
Exercice d'application : rédaction de son journal de bord idéal



Public concerné

  • Toute personne souhaitant évoluer vers un poste d’assistant(e) ou se perfectionner au métier d’assistant(e)
  • Future assistant(e) ou aassistant(e) venant de prendre son poste
  • Secrétaire évoluant vers un poste d'assistant(e)
  • Communauté d'apprenants

 

Prérequis

Accéder à une fonction d'assistant-e ou être en poste depuis moins de 6 mois.


Blended learning
  • e-évaluation amont
  • formation présentielle
  • exercices d’intersession
  • module e-learning
  • e-évaluation aval
  • classe virtuelle
  • module elearning complémentaire
  • communauté d’apprenants

Sessions

 
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