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     Assistantes - Secrétaires

Assistant(e) de plusieurs managers

Formation catalogue

Code : 8754044

2 jours - 14 heures

Tarif : 1285 € HT

Repas inclus

Lyon Paris

 

Travailler en synergie pour gagner en efficacité

Les entreprises, pour de multiples raisons, privilégient les assistanats multiples. L’assistant(e) doit alors jongler avec des personnalités différentes, des domaines de compétences variés et des impératifs qui entrent parfois en concurrence. Si la diplomatie est indispensable, il existe aussi des outils et des compétences qu’il est possible de développer pour gagner en efficacité.

Animateur(s)

Maria LAMAS - Consultant Formateur

 

Objectifs pédagogiques

  • Identifier son périmètre d'action avec chaque manager.
  • Organiser son travail et gérer emplois du temps et priorités.
  • S'adapter à ses différents managers.

 

Compétences acquises

À l'issue de cette formation, vous saurez comment répondre aux demandes de vos différents managers tout en gagnant en efficacité.

Connaître les rôles et missions d'un(e) assistant(e) de plusieurs managers

• Identifier et définir les constantes d’un assistanat multiple

• Dessiner la carte de son poste

• Retrouver les limites de responsabilités et de délégation

Exercice d’application : analyse du contenu de son poste, des tenants et aboutissants des missions confiées et enjeux pour l’entreprise

Mettre en place une gestion du temps pertinente

• Analyser les différentes tâches et évaluer leur durée moyenne
• Définir les besoins en temps des différents donneurs d’ordres
• Organiser la gestion de son temps
• Installer les outils partagés ad hoc entre tous les acteurs : agendas partagés, tableaux de bord…
• Corriger les mauvaises pratiques et en choisir de plus performantes

• Hiérarchiser les tâches et gérer les priorités : méthode ABC
 Exercice d’application : la gestion des demandes et l’adaptation des outils proposés dans le cadre des postes occupés par les participants

Communiquer de façon efficace

• Revoir les bases d’une communication efficace
• Adapter sa communication à un interlocuteur en fonction de ses besoins et de ses contraintes de fonctionnement
• Écouter et reformuler pour gagner du temps
• Se faire entendre et intervenir au bon moment
• Installer les circuits de communication les plus pertinents
• Apprendre à mieux connaître ses interlocuteurs
 Exercice d’application : la communication et la recherche de solutions

Identifier les besoins des donneurs d’ordres et des services concernés

• Présenter ses compétences et ses moyens
• Définir avec chacun leurs attentes
• Clarifier les ressources temps de chacun
• Organiser, en accord avec les intéressés, les nouvelles procédures
 Jeu pédagogique : entretien avec un donneur d’ordres

Développer des compétences de négociation pour aller vers plus de performance collective

• Proposer des solutions et devenir force de proposition
• Revoir les étapes de la négociation
• Négocier des délais
• Chercher des arbitrages
• Éviter ou résoudre les conflits
 Jeu de rôles : négociation et résolution de conflits

Surmonter le stress lorsqu’il se présente

• Comprendre ce qu’est le stress et comment il se déclenche
• Mettre les émotions à leur juste place
• Gérer le niveau de stress

• Aider les interlocuteurs à minimiser les situations de stress
 Exercices d’application : exercices antistress applicables au bureau



Public concerné

  • Assistant(e)s de direction
  • Assistant(e)s d'équipe
  • Toute personne ayant à assurer des fonctions d'assistant(e) pour plusieurs managers

 

Prérequis

Assister, dans l'exercice de ses fonctions, plusieurs managers.


Retrouvez les commentaires de nos participants

Très bonne formation qui permet à toute assistante de se recentrer sur soi-même et d'appliquer des méthode facilitant la communication et la façon de travailler au quotidien!
Beatrice G.
CCI DE L ESSONNE
Formation que je recommande vivement, on reprend confiance en soi et on repart avec des outils adaptés
Christelle V.
LILLY FRANCE
Formation a faire C'est une bulle d'air Nathalie est un bon coach On ressort dynamiser et avec pleins de techniques
Michelle C.
NEXTER MUNITIONS
Formation à suivre si l'on souhaite disposer d'outils concrets pour gérer de façon plus efficace notre communication et notre gestion du stress.
Audrey P.
HOLOGRAM INDUSTRIES
STAGE très participatif et intense à conseiller
Domy D.
PRO BTP
Formation très enrichissante tant sur le plan professionnel que personnel. La formatrice a sû nous faire nous remettre en question et "bousculer" notre façon de penser afin de réfléchir lorsque nous agissons. Très instructif !
Anne Marie M.
BOUYGUES SA
Formation intéressante sur l'assertivité
Nathalie A.
CELGENE SARL
 
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