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     Assistantes - Secrétaires

Assistant(e) de direction - Cycle Certifiant

Cycle certifiant

Code : 8654270

8 jours - 56 heures

Tarif : 4145 € HT

Tarif pour les particuliers :
3315 € TTC

Option CP FFP : 990€ HT

Repas inclus

 

certificationscpffp

Le métier d'assistant-e de direction est complexe. Dans les entreprises actuelles, il est la pierre angulaire de tout un service et ses tâches sont nombreuses. Les compétences à développer sont multiples : sens de l'organisation, facilité à communiquer, esprit d'analyse, de synthèse et d'équipe… Se former sur ces compétences permet une meilleure prise en main du poste et une performance accrue.

 

Objectifs pédagogiques

  • Se positionner clairement dans l'équipe et dans son binôme avec un directeur.
  • Développer des compétences clés en gestion du temps et de ses priorités.
  • Prendre conscience de la dimension relationnelle de son poste.

 

Compétences acquises

À l'issue de cette formation, vous serez en mesure d'assister utilement un directeur tant au niveau organisationnel qu'au niveau relationnel, en étant une pierre angulaire de votre équipe.

Module 1 : MODULE 1 - Le métier d'assistant-e de direction

> Voir le programme détaillé

Objectifs

• Connaître les tenants et aboutissants de son post.

• Former un binôme performant avec son directeur.

• Gagner en estime et confiance en soi.

Identifier ses compétences et attributions propres

• Clarifier la finalité de son poste
• Identifier ses missions et son périmètre de responsabilités
• Repérer sa marge de manœuvre
Exercice d'application : élaboration de sa fiche de poste  

Travailler en binôme avec son directeur

• Poser les bases d'une collaboration réussie
• Comprendre les modes de fonctionnement de son directeur
• Identifier les attentes réciproques
• Être une valeur ajoutée dans les missions de son/sa directeur
• Prendre sa place de collaborateur-trice à part entière
Mise en situation : identification du mode de management de son directeur 

S'affirmer dans son rôle et gagner en confiance en soi

Se positionner comme assistant-e de direction
• Se valoriser et gagner en présence
• Se situer dans la culture d’entreprise
• Véhiculer une image positive
Affirmer sa personnalité
• Consolider l’estime de soi et se faire confiance
• Travailler sur sa force de conviction
• Rester acteur face aux changements
• Oser dire non
• Développer son assertivité
Exercice d'application : formulation d'une demande argumentée
  


Module 2 : MODULE 2 - Mieux gérer son temps pour gagner en efficacité

> Voir le programme détaillé

Objectifs

• Faire les bons choix organisationnels pour gagner en efficacité.

• Améliorer ses techniques de classement.

• Gagner en efficacité en définissant ses objectifs et priorités.


Autodiagnostic : son organisation actuelle 

Améliorer sa gestion du temps

• Estimer la durée d'une tâche
• Faire face aux interruptions
• Utiliser des outils informatiques pour gagner du temps
• Identifier ses voleurs de temps
Exercice d'application : planification de sa journée 

Définir ses priorités pour gagner en efficacité

• Fixer et clarifier ses objectifs : une première étape indispensable
• Hiérarchiser ses tâches et identifier celles à forte valeur ajoutée
• Faire face aux urgences et priorités contradictoires
• Planifier et organiser ses activités
Mise en situation : identification des tâches urgentes et importantes, importantes mais non urgentes

Optimiser le classement pour un meilleur accès à l'information

Partage d'expériences : les pratiques actuelles des participant-e-s en matière de classement
• Classer vite et bien : outils et méthodes
• Partager l'information efficacement
• Favoriser l'accès à l'information

Acquérir des méthodes efficaces de gestion du temps

• Anticiper pour avoir une vision claire et d'ensemble des échéances majeures
• Repérer les gisements de temps exploitables
• Identifier les outils de planification à mettre en place
• Mener plusieurs tâches de front et respecter les délais
Exercice d'application : identification des activités sur lesquelles économiser du temps


Module 3 : MODULE 3 - Travailler sa communication au quotidien

> Voir le programme détaillé

Objectifs

• Renforcer l'impact de ses écrits professionnels.

• Comprendre les mécanismes de la communication orale.

• Améliorer ses rapports avec ses différents collaborateurs.

Améliorer sa communication écrite

Identifier les attentes de ses interlocuteurs
• Connaître les objectifs des communications demandées
• S'adapter à son/ses interlocuteurs
• Simplifier au maximum ses communications pour faciliter la prise de décision
Faire de ses communications écrites des outils fiables pour son directeur
• Connaître les clés d'une bonne synthèse
• Organiser son plan efficacement
• Rédiger un compte-rendu pertinent
• Acquérir une méthode pour gagner du temps dans sa rédaction
Exercice d'application : synthèse à partir de documents tirés de situations professionnelles

Gagner en assurance à l'oral

• Préparer sa prise de parole : définition des objectifs, conception d'un plan
• Maîtriser sa gestuelle et sa voix

• Trouver la posture permettant une prise de parole confortable

• Gérer son trac

• Gérer son temps de parole

• Rester concentré sur l'essentiel
Mise en situation : prise de parole sur un sujet choisi par les participants

Renforcer et développer sa communication interpersonnelle

• Connaître les bases de la communication non verbale

• Faire preuve d'empathie
• Utiliser le bon mot pour la bonne idée

• Développer la confiance
• Favoriser l'esprit d'équipe
Mise en situation : décryptage de comportements dans certaines situations professionnelles


Module 4 : MODULE 4 - Développer ses qualités émotionnelles et relationnelles en toute situation

> Voir le programme détaillé

Objectifs

• Identifier son type de personnalité et son mode de fonctionnement.

• Faire de son stress et de ses émotions des éléments moteurs.

• Établir des relations constructives en situation difficile.

Mieux se connaître pour gagner en efficacité dans ses relations

• Prendre conscience de ses sentiments personnels, ses craintes par rapport à sa fonction, ses responsabilités

• Définir ce qu'on entend par "émotions"

• Identifier quelques types de relations en entreprise

• Exprimer son ressenti

Exercice d'application : formulation de remarques constructives

Gérer ses émotions et son stress

• Mettre ses émotions à leur juste place

• Comprendre ce qu'est le stress et comment il se déclenche

• Identifier les différents niveaux du stress

• Reconnaître ses déclencheurs de stress

Mise en situation : gestion du stress à travers des exercices de relaxation

Maintenir la relation en situation difficile

• Favoriser les échanges pour ne pas rompre la relation

• S’autoriser à dire non
• Faire face à l’agressivité
• Émettre une critique dans une logique de progression
• Obtenir un résultat sans autoritarisme
• Adopter une posture constructive
Exercice d'application : méthodes pour dire non avec diplomatie et détermination



Public concerné

  • Toute personne évoluant vers une fonction d'assistant-e de direction
  • Assistant-e-s de direction désirant accroître leur efficacité professionnelle

 

Prérequis

Avoir des bases de secrétariat de direction ou avoir suivi " Assistant(e) de direction " (code 54043).


Blended learning
  • e-évaluation amont
  • formation présentielle
  • exercices d’intersession
  • module e-learning
  • e-évaluation aval
  • classe virtuelle
  • module elearning complémentaire
  • communauté d’apprenants

Homologation(s)

Sessions

Retrouvez les commentaires de nos participants

Dans le travail au quotidien on a trop souvent la sensation d'être débordé ce qui provoque des émotions et ressentis négatifs Finalement grâce à quelques outils et une bonne connaissance de soi face aux différentes situations on se rend vite compte que rien n'est insurmontable et que les solutions sont à notre portée
Cecile C.
AGRIAL
Je trouve cette formation très riche Elle apporte autant dans le domaine professionnel que sur le plan personnel ELle est un réel booster de motivation et fait prendre conscience que rien n'est acquis et que cela se travaille sur du long terme
Cecile C.
AGRIAL
Cette formation métier est complète et aborde tous les aspects essentiels à l'exercice de ce métier "complexe".
Pascale R.
CNRS DELEGATION PARIS MICHEL ANGE
Les différents objectifs de ce premier module m'ont permis de mieux appréhender la complexité de mon métier d'assistante de direction
Pascale R.
CNRS DELEGATION PARIS MICHEL ANGE
Centre de formation sérieux et de qualité !
Catherine R.
WINOA
formation très interessante pour progresser et améliorer dans son activité.
Carmen L.
EURE HABITAT
Cher(e) Assistant(e), cette formation est à faire ! Vous en ressortirez construits, reboustés, avec des idées innovantes facilitant le quotidien…
Magali R.
EVESA
A conseiller, impatiente d'être au prochain module…
Carmen L.
EURE HABITAT
 
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