Connaître les rôles et missions d'un(e) assistant(e) de plusieurs managers

• Identifier et définir les constantes d’un secrétariat multiple
• Dessiner la carte du poste
• Retrouver les limites de responsabilités et de délégation
Exercice d’application : chaque participant analyse le contenu de son poste, les tenants et aboutissants des missions qui lui sont confiées et leurs enjeux pour l’entreprise

Mettre en place une gestion du temps pertinente

• Analyser les différentes tâches et évaluer leur durée moyenne
• Définir les besoins en temps des différents donneurs d’ordres
• Organiser la gestion de son temps
• Installer les outils partagés ad hoc entre tous les acteurs : agendas partagés, tableaux de bord…
• Corriger les mauvaises pratiques et en choisir de plus performantes
• Hiérarchiser les tâches et gérer les priorités : méthode ABC
Exercice d’application : la gestion des demandes et l’adaptation des outils proposés dans le cadre des postes occupés par les participants

Communiquer de façon efficace

• Revoir les bases d’une communication efficace
• Adapter sa communication à un interlocuteur en fonction de ses besoins et de ses contraintes de fonctionnement
• Écouter et reformuler pour gagner du temps
• Se faire entendre et intervenir au bon moment
• Installer les circuits de communication les plus pertinents
• Apprendre à mieux connaître ses interlocuteurs
Exercice d’application : exercice de communication et recherche de solutions pour les cas présentés par les participants

Identifier les besoins des donneurs d’ordres et des services concernés

• Présenter ses compétences et ses moyens
• Définir avec chacun leurs attentes
• Clarifier les ressources temps de chacun
• Organiser, en accord avec les intéressés, les nouvelles procédures
Jeu pédagogique : entretien avec un donneur d’ordres

Développer des compétences de négociation pour aller vers plus de performance collective

• Proposer des solutions et devenir force de proposition
• Revoir les étapes de la négociation
• Négocier des délais
• Chercher des arbitrages
• Éviter ou résoudre les conflits
Jeu de rôles : exercices de négociation et de résolution de conflit

Surmonter le stress lorsqu’il se présente

• Comprendre ce qu’est le stress et comment il se déclenche
• Mettre les émotions à leur juste place
• Gérer le niveau de stress
• Aider les interlocuteurs à minimiser les situations de stress
Exercice d’application : exercices antistress applicables au bureau