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Efficacité professionnelle et développement personnel

Assistant-assistante de plusieurs managers

Formation catalogue

Code : 825044

2 jours - 14 heures

Tarif HT : 1210 €

Repas inclus

Paris Lyon Marseille

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Travailler pour plusieurs managers et leurs équipes

Les entreprises, pour de multiples raisons, privilégient les assistanats multiples. L’assistant(e) doit alors jongler avec des personnalités différentes, des domaines de compétences variés et des impératifs qui entrent parfois en concurrence. Si la diplomatie est indispensable, il existe aussi des outils et des compétences qu’il est possible de développer pour gagner en efficacité.

Cette formation en intra

Objectifs pédagogiques

S’adapter aux besoins de chacun dans la limite des possibilités.
Organiser son travail et gérer emplois du temps et priorités.

S'adapter aux différentes personnalités.

Compétences acquises

À l'issue de cette formation, vous saurez comment répondre aux demandes de vos différents managers tout en gagnant en efficacité.

Connaître les rôles et missions d'un(e) assistant(e) de plusieurs managers

• Identifier et définir les constantes d’un secrétariat multiple

• Dessiner la carte du poste

• Retrouver les limites de responsabilités et de délégation

Exercice d’application : chaque participant analyse le contenu de son poste, les tenants et aboutissants des missions qui lui sont confiées et leurs enjeux pour l’entreprise

Mettre en place une gestion du temps pertinente

• Analyser les différentes tâches et évaluer leur durée moyenne
• Définir les besoins en temps des différents donneurs d’ordres
• Organiser la gestion de son temps
• Installer les outils partagés ad hoc entre tous les acteurs : agendas partagés, tableaux de bord…
• Corriger les mauvaises pratiques et en choisir de plus performantes

• Hiérarchiser les tâches et gérer les priorités : méthode ABC
Exercice d’application : la gestion des demandes et l’adaptation des outils proposés dans le cadre des postes occupés par les participants

Communiquer de façon efficace

• Revoir les bases d’une communication efficace
• Adapter sa communication à un interlocuteur en fonction de ses besoins et de ses contraintes de fonctionnement
• Écouter et reformuler pour gagner du temps
• Se faire entendre et intervenir au bon moment
• Installer les circuits de communication les plus pertinents
• Apprendre à mieux connaître ses interlocuteurs
Exercice d’application : exercice de communication et recherche de solutions pour les cas présentés par les participants

Identifier les besoins des donneurs d’ordres et des services concernés

• Présenter ses compétences et ses moyens
• Définir avec chacun leurs attentes
• Clarifier les ressources temps de chacun
• Organiser, en accord avec les intéressés, les nouvelles procédures
Jeu pédagogique : entretien avec un donneur d’ordres

Développer des compétences de négociation pour aller vers plus de performance collective

• Proposer des solutions et devenir force de proposition
• Revoir les étapes de la négociation
• Négocier des délais
• Chercher des arbitrages
• Éviter ou résoudre les conflits
Jeu de rôles : exercices de négociation et de résolution de conflit