Cerner les points clés de la gestion de projet

Comprendre les enjeux d'un projet : objectifs, coûts et délais
• Prendre en compte la nature transversale du mode projet
• Saisir les conséquences sur le mode de fonctionnement des projets

• Identifier les enjeux et les risques pour les différentes parties prenantes : les clients, la direction, les managers, la MOA, la MOE, les prestataires, le chef de projet, l'équipe….
Tenir compte de l'environnement organisationnel
• Identifier les différents métiers et projets : modèle interne hiérarchique, fonctionnel ou mixte
• Établir la relation du projet avec ses clients et ses fournisseurs ou sous-traitants
• Comprendre les comités, leurs rôles et les enjeux
Jeu de rôles : sur les responsabilités transversales, chef de projet et managers
Comprendre le fonctionnement d'un projet
• Connaître les principales phases : initialisation, production et clôture : leurs dynamiques et spécificités
• Définir les différentes activités : planification, production, suivi d'avancement, suivi budgétaire, communication et gestion documentaire
Jeu de rôles : sur la collecte et le traitement des informations
• Penser à la gestion des risques  
• L'équipe projet et ses facteurs clés de succès : la position de l'assistant(e)
Étude de cas : l'évaluation des risques d'un projet

Repérer les activités clés où l'assistant(e) d'équipe projet tient un rôle essentiel

Planification/planning, suivi et rapport d'avancement, tableaux de bord
• Anticiper, récupérer, valider, consolider et analyser les informations
• Suivre le plan d'action
Exercice d'application : sur la construction du planning initial d'un projet et sa mise à jour
Communications interne et externe
• Établir et suivre un plan de communication
• Prendre en compte la communication informelle
Exercice d'application : plan de communication et restitution en groupe sur la base d'exemples de projets fournis
Gestion documentaire
• Gérer les différents documents : référentiel et plan de management projet, contrat charte projet, expression des besoins/cahier des charges, planning/suivi d'avancement, comptes-rendus des comités et réunions, suivi budgétaire, procédures…
• Appliquer le processus de gestion associé, les chronos…
Comprendre et participer à la mise en place d'une bonne dynamique d'équipe
• Mettre en place la dynamique d'équipe
• Connaître les étapes de formation d'une équipe
• Identifier les leviers d'action

Maîtriser le rôle de l'assistant(e) projet

• Se positionner
• Connaître ses responsabilités dans les activités clés
• Être efficace en tant qu'acteur transversal
Plan d'action personnel : formalisation et priorisation des actions à mettre en œuvre pour faire évoluer sa fonction d'assistant(e) d'équipe projet