De l'opportunité d'une réunion

Identifier le moment opportun pour initier une réunion : intérêt et utilité
Identifier les différents types de réunions
• La réunion de travail / la réunion informelle
• La réunion d'information / de présentation
• La réunion de prise de décision
Repérer quel type de réunion privilégier en fonction de son objectif
• Réunion téléphonique, présentielle, visioconférence et intranet : choisir le mode efficace
• Déterminer les critères à choisir pour être efficace et gagner du temps
Partage d'expériences : autour des difficultés le plus fréquemment rencontrées en réunion, les outils pour y faire face

La phase préliminaire : anticiper et bien préparer la réunion

• Définir le sujet et les objectifs de la réunion
• Identifier et impliquer les participants
• Cadrer la réunion : délimiter l'ordre du jour, sa durée et les règles du jeu…
Exercice d'application : préparation d'une réunion en groupe

Mieux appréhender le rôle d'animateur

• Lancer la discussion : prendre la parole, la donner, préciser les règles du jeu
• Définir et présenter les thèmes et objectifs de la réunion
• Faciliter l'expression des membres du groupe : générer l'implication de chacun, lever les blocages et les inhibitions
• Orienter la progression des débats
• Produire de la valeur ajoutée
• Recadrer la discussion le cas échéant : éviter les disgressions improductives
• Relancer, dynamiser ou calmer les débats
• Gérer le travail en sous-groupes : tirer parti des synergies
• Maîtriser la gestion du temps
• Clore la réunion et présenter un plan d'action

Prévenir et gérer au mieux une situation difficile ou une réunion complexe

• Gérer les relations humaines au sein d’une réunion
• Observer, analyser et maîtriser les comportements
• Canaliser les revendications concernant l'ordre du jour
• Maîtriser les personnalités difficiles : perturbateurs, passifs, agressifs…
• Réguler les conflits d'intérêts
• Structurer les échanges et faire évoluer la discussion
Mise en situation : entraînement à la conduite de réunions : situations conflictuelles, réunions complexes ou improvisées
Étude de cas : récapitulatif des différents outils pour animer une réunion : check-list pour bien préparer la réunion, convocation, compte-rendu de réunion…